תוכן
גיבוי הוא יצירת קובץ לשחזור נתונים לאחר מכן למקרה שהמדיה המקורית נשברת או תיעלם. ניתן גם ליצור עותק של הנתונים ב-Microsoft Excel; לתוכנית יש כלים לכך. כדי לשחזר מידע, אתה יכול להשתמש בפונקציית Excel אחרת - שחזור אוטומטי. בואו נבחן את כל האפשרויות לשחזר את השינויים האבודים בטבלאות.
הגדרת גיבוי אוטומטי
התוכנית מסוגלת ליצור קובץ נוסף שמעתיק לחלוטין את המקור ומתעדכן בו זמנית איתו. הגדרת גיבוי חשובה במיוחד במקרים בהם קיים סיכון של כיבוי חירום של התוכנית או כיבוי של המחשב. אם המכשיר שלך לא יציב, בצע כמה שלבים פשוטים כדי לא לאבד שינויים בגיליון האלקטרוני.
- פתח את הכרטיסייה "קובץ" ומצא את הפריט "שמור בשם" בתפריט. לחץ עליו כדי לפתוח תיבת דו-שיח.
- בחלון שמופיע, פתח את התפריט הקטן "שירות", הכפתור ממוקם בתחתית. דורש אפשרויות כלליות.
- סמן את התיבה "גיבוי תמיד". שדות אחרים הם אופציונליים. אם תרצה, תוכל להגן מיד על המסמך באמצעות סיסמה ולהגדיר את גישת הקריאה בלבד המומלצת. אם כל הדרוש בחלון זה נעשה, לחץ על "אישור".
- אנו שומרים את הקובץ בכל מקום נוח באמצעות אותו חלון "שמירה בשם". תמיד יהיה לידו גיבוי XLK בתיקייה או על שולחן העבודה שלך.
התוצאה לאחר שמירת השינויים הראשונים נראית כך:
חשוב! כעת נוכל לענות על השאלה היכן מאוחסנים גיבויים: באותה תיקיה שבה נשמר הקובץ המקורי.
כיצד ליצור גיבוי בלתי ניתן לשינוי
גיבוי רגיל שומר גרסת חוברת עבודה Excel, שהיה מעודכן לפני שמירה אחת. לפעמים אפשרות זו אינה מתאימה, ואתה צריך גרסה של המסמך כמה שלבים לפני השמירה האחרונה. כדי להיות מסוגל לגשת לגרסאות קודמות של מסמך, עליך להתקין תוספת. מיקרוסופט לא מפיצה תוספות כאלה באתר הרשמי, הן נכללות חלקית בתוכנית.
שים לב! ניתן למצוא תוספות במקורות פתוחים באינטרנט, השימוש בהן חוקי. הקפידו לבדוק את האתר וההורדות עם מערכת אנטי וירוס כדי לא לסכן נתונים אישיים ומסמכים חשובים.
התוספת הנדרשת לגיבוי נקראת VBA-Excel. התוסף בתשלום, אך ניתן להשתמש בפונקציות שלו במהלך תקופת הניסיון. מתאים למחשבים עם מערכת הפעלה מ-Windows XP ואילך, עבור גרסאות של Excel מ-2007 ואילך. הוראות התקנה מצורפות לקובץ ההתקנה.
- לאחר התקנת התוסף, הכרטיסייה VBA-Excel תופיע בסרגל הכלים. פתח אותו ולחץ על כפתור "גיבוי".
- בתיבת הדו-שיח שנפתחת, בחר מיקום לשמירת הגיבוי והגדר את הגדרות ההעתקה. אם אתה צריך קובץ בודד שמעתיק את תוכן המקור, אין צורך לקבוע את העיתוי של יצירה אוטומטית של עותקים. לחץ על "שמור".
כאשר לא נדרשים עוד עותקים, עליך ללחוץ שוב על כפתור "גיבוי". השורה "ביטול גיבוי" תופיע - לחץ עליה, והקבצים יפסיקו להופיע. זה יצטרך להיעשות רק אם הוגדרו הגדרות העתקה אוטומטיות.
הגדר שמירה אוטומטית של שינויים במסמך
במצבי חירום, גם שמירה אוטומטית של שינויים עוזרת. עותקים של המסמך מופיעים בכרטיסייה מיוחדת לאחר הפעלה מחדש. בפרקי זמן קבועים, התוכנית מתעדת אוטומטית את כל השינויים המופיעים בספר, אם נקבעו ההגדרות המתאימות.
- פתח את הקטע "אפשרויות" בכרטיסייה "קובץ". תיבת דו-שיח עם תפריט תופיע על המסך - הפריט "שמור" נדרש.
- סמן את תיבת השמירה האוטומטית והגדר באיזו תדירות השינויים יישמרו. אתה יכול להגדיר אפילו דקה אחת בהגדרות, אבל שמירה תכופה כזו תאט את אקסל במחשב חלש. כדאי גם לסמן את השורה הבאה כדי שכאשר סוגרים את המסמך ללא שמירה, הגרסה האחרונה שהוקלטה אוטומטית תישמר אוטומטית.
- בחר תיקיות לשמירה אוטומטית של קבצים. בדרך כלל הם נרשמים מיד בהגדרות, והנתיב מוביל לתיקיות האקסל. אם אתה מרוצה מהמיקום שבו נשמרים הקבצים, אל תשנה דבר. עליך לדעת היכן מאוחסנים קבצי שמירה אוטומטית כדי שתוכל למצוא אותם במהירות בעתיד.
לאחר סגירת חירום של התוכנית - למשל, בעת כיבוי המחשב - עליך לפתוח את Excel שוב ולבחור את הקובץ לשמירה בלשונית "שחזור מסמכים". יש ערכים של שמירה אוטומטית. שימו לב לזמן יצירת המסמך כדי לבחור את הגרסה הנכונה.
חשוב! אם הקבצים השמורים אינם נחוצים עוד, בתיבת הדו-שיח שמופיעה עם סיום העבודה עם מסמכים אלה, עליך ללחוץ על כפתור "אל תשמור".
כיצד לשחזר חוברת עבודה של Excel שלא נשמרה
אם לא הצלחתם לפתוח את הגרסה האחרונה של מסמך לאחר קריסה, תוכלו לגשת לתיקיה שבה מאוחסנים קבצי השמירה האוטומטית הקיימים. בואו נשתמש בפונקציות של הכרטיסייה "קובץ" כדי לא לחפש תיקיה בסייר.
- כאשר המשתמש פותח את הכרטיסייה "קובץ", התוכנית מציגה באופן אוטומטי את הקטע "פרטים". אנו מוצאים את הפריט "גרסאות" בתחתית המסך ולוחצים על כפתור "נהל גרסאות".
- פריט אחד בתפריט ייפתח - "שחזר ספרים שלא נשמרו". בלחיצה עליו תועבר לתיבת הדו-שיח לפתיחת מסמך. מצא את הקובץ הרצוי ברשימה ולחץ על "פתח".
לפעמים אין מסמכים בתיקייה. במקרה זה, ליד הפריט "גרסאות", יש ערך המציין שאין גרסאות קודמות של הקובץ. אם זה יקרה, לא תוכל לשחזר את השינויים שבוצעו.