תוכן
משתמשי אקסל נאלצים לעתים קרובות להציג את תוצאות עבודתם במצגות. לשם כך, עליך להמיר את הקובץ לפורמט נוח יותר, כגון PDF. בנוסף, השינוי של המסמך מאפשר לך להגן על נתונים מפני תיקונים לא רצויים בעת העברה לצדדים שלישיים. אם הטבלה מכילה נוסחאות המעורבות בחישובים, אז ההמרה לפורמט PDF מאפשרת להגן על הנתונים מפני שינויים מקריים או מפני נזק בעת העברת המסמך למחשב אחר. בואו נסתכל מקרוב על כל שיטות ההמרה.
המרת קובץ אקסל ל-PDF
בגירסאות ישנות יותר של Excel, אין דרך לשמור את הקובץ בפורמט אחר מלבד xls. הייתי צריך לחפש תוכניות ממיר מיוחדות או להשתמש במשאבי אינטרנט שיכולים לתרגם פורמט מסמך אחד לאחר. השאלה היא איך? Excel-2010, הפונקציונליות של התוכנית נוספה עם תכונה כה הכרחית המאפשרת לך להמיר קובץ באופן מיידי מבלי לעזוב את Excel.
- קודם כל, עליך לבחור את התאים שברצונך להמיר. עבור לתפריט הכרטיסייה "קובץ". לפני השמירה, עליך לוודא שגבולות הטבלה לא יעברו מעבר לגיליון של מסמך ה-PDF.
1 - לאחר מכן, נעבור לתהליך השמירה. בתפריט "קובץ" שנפתח, על ידי הפעלת הקטגוריה "שמור בשם...", בצד ימין, עבור לאפשרות "עיון".
2 - לאחר מכן יופיע חלון בו יש להחליט על מיקום הקובץ ושמו.
3 - בתחתית החלון אנו מוצאים את הקטגוריה "סוג קובץ" ובאמצעות לחיצה על השורה עם הכפתור השמאלי של עכבר המחשב, אנו קוראים רשימה של אפשרויות שמהן ניתן לבחור את פורמט המסמך. במקרה שלנו, בחר את סוג קובץ ה-PDF.
4 - מתחת לשורה "סוג קובץ" יהיו מספר פרמטרים נוספים הנדרשים להמרה. אופטימיזציה סטנדרטית מתאימה להדפסה ופרסום באינטרנט, והגודל המינימלי מאפשר לבצע אופטימיזציה של המסמך למיקום בדפי אתרי אינטרנט. לאחר שבחרתם באפשרות האופטימיזציה המתאימה, עליכם לשים סימן לידה. על מנת שהמסמך שנשמר בצורה זו ייפתח לאחר ההמרה, כדאי לסמן את התיבה המתאימה.
5
להתאמה ברורה ומפורטת של תהליך ההמרה, מומחים ממליצים לשים לב לפרמטרים נוספים בהם ניתן לעשות את כל נקודות ההבהרה לתצוגה טובה יותר של תוכן הטבלאות.
- בחלון שיופיע תוכלו לציין אילו דפים ברצונכם להמיר. בחר טווח של נתונים, כגון גליונות עבודה נבחרים, טווח ספציפי או חוברת עבודה שלמה של Excel. ישנם גם נתוני קובץ נוספים שאינם ניתנים להדפסה שניתן להכניס למסמך חדש - תגיות מבנה המסמך והמאפיינים שלו. ככלל, הפרמטרים שכבר נקבעו בחלון תואמים לדרישות הסטנדרטיות, אך במידת הצורך ניתן להתאים אותם. כדי להפעיל את השינויים, לחץ על "אישור".
6 - אנו משלימים את תהליך ההמרה על ידי לחיצה על כפתור "שמור".
7 - תהליך ההמרה עשוי להימשך זמן מה, בהתאם לגודל הטבלאות. מסמך PDF יופיע בתיקייה שצוינה. בהתאם להגדרות, מיד לאחר ההמרה, המסמך ייפתח בעורך שיוכל לקרוא אותו.
8
המרת גיליון אלקטרוני של Excel ל-PDF באמצעות יישומים חיצוניים
אם המשתמש עובד עם גיליונות אלקטרוניים של Excel גרסאות 1997-2003, ולאחר מכן להמיר את הקובץ לפורמט PDF צריך להשתמש בכלים של צד שלישי. אחת התוכנות הפופולריות ביותר היא FoxPDF Excel to PDF Converter.
- אנו מתקינים את האפליקציה. אתה יכול להוריד את קובץ ההתקנה באתר הרשמי www.foxpdf.com.
- כאשר אתה מפעיל את התוכנית, יופיע חלון עבודה, שבו עליך לעבור לתפריט "הוסף קובץ Excel" כדי לבחור את הקובץ הרצוי.
9 - התוכנה מאפשרת לך להמיר מספר קבצים בבת אחת, וזה יתרון שאין עוררין. לאחר שהחלטת על הקבצים, לחץ על "פתח".
10 - הקבצים שנבחרו יוצגו בחלון התוכנית. לכל קובץ חייב להיות סימן ביקורת לצדו. אם תיבת הסימון לא מסומנת, הקובץ יישאר באותו פורמט.
11 - לאחר ההמרה, הקבצים יישמרו בתיקייה שנבחרה כברירת מחדל. כדי לבחור כתובת אחרת, עבור לפרמטר Output Path בתחתית העמוד. כאשר תלחץ על הכפתור עם אליפסיס, יופיע תפריט עם כתובת התיקיה הנוכחית. במידת הצורך, ניתן לשנות את מיקום האחסון.
12 - לאחר השלמת כל שלבי ההכנה, המשך להמרה על ידי לחיצה על כפתור ה-PDF מימין לשורה 'נתיב פלט'.
13
יישום של שירות מקוון להמרת פורמט אקסל ל-PDF
למרות הפשטות של אפליקציית FoxPDF Excel to PDF Converter, תוכנה זו בתשלום. ואם הצורך להמיר Excel ל-PDF מופיע לעתים רחוקות ביותר, אז אתה יכול להשתמש במשאבים המקוונים הזמינים באינטרנט.
משאבים אלה מאפשרים לך להמיר טבלאות ל-PDF בחינם, אך ייתכן שיש להם הגבלה על מספר העסקאות ביום. לחלק מהשירותים ניתן לגשת רק לאחר רישום ומסירת כתובת הדוא"ל התקינה שלך, אליה יישלח המסמך שכבר הומר.
בנוסף, כדי לעבוד עם אתרים מסוימים, צריך לוודא שהקובץ עומד בדרישות. שקול את עקרון הפעולה של אחד ממשאבי האינטרנט הללו בדוגמה של SmallPDF:
- עבור אל האתר https://smalpdf.com/en. בחר בקטגוריה בשם "Excel to PDF".
14 - כאן עליך, באמצעות כפתור "בחר קובץ", לציין את המסמך הרצוי או פשוט לגרור ולשחרר את קובץ האקסל לשדה הנדרש. המשאב מאפשר לך להמיר מספר מסמכים בבת אחת.
15 - לאחר מכן מגיעה ההמרה האוטומטית. לאחר השלמתו, יש לשמור את הקובץ המוגמר על ידי הפעלת כפתור "שמור קובץ".
16 - יופיע חלון שבו עליך לציין את כתובת התיקיה להצבת קבצי PDF.
סיכום
לכל אחת מהשיטות הללו להמרת גיליונות אלקטרוניים של Excel לקבצי PDF יש גם צדדים חיוביים ושליליים. כמובן ששמירת המסמך ישירות בתוכנת האקסל מאפשרת לך להשיג את המטרה שלך במהירות ובנוחות. אבל, כפי שהוזכר לעיל, תכונה זו הופיעה רק בגרסת 2010.
אתה יכול להשתמש במשאבים מקוונים להמרת קבצים רק אם יש לך חיבור לאינטרנט, וזה לא תמיד זמין. גם יישומים ותוכניות מיוחדים נוחים לשימוש. יחד עם זאת, אל תשכח ששירותים כאלה דורשים לפעמים רכישה. בכל מקרה, הבחירה כיצד להמיר את קובץ xls ל-pdf נשארת בידי המשתמש.