תוכן
- מהו תרשים גאנט?
- כיצד ליצור תרשים גנט ב-Excel 2010, 2007 ו-2013
- תבנית תרשים גנט באקסל
אם תתבקש לציין את שלושת הרכיבים החשובים ביותר של Microsoft Excel, אילו מהם היית שם? סביר להניח, גיליונות שעליהם מוזנים נתונים, נוסחאות המשמשות לביצוע חישובים ותרשימים שאיתם ניתן לייצג נתונים בעלי אופי שונה בצורה גרפית.
אני בטוח שכל משתמש אקסל יודע מה זה תרשים וכיצד ליצור אותו. עם זאת, יש סוג של תרשים שעטוף באפלה עבור רבים - תרשים גנט. מדריך מהיר זה יסביר את המאפיינים העיקריים של תרשים גנט, יספר לך כיצד ליצור תרשים גנט פשוט באקסל, יגיד לך היכן להוריד תבניות מתקדמות של תרשים גנט, וכיצד להשתמש בשירות המקוון של ניהול פרויקטים ליצירת תרשימי גנט.
מהו תרשים גאנט?
תרשים גנט נקרא על שמו של הנרי גאנט, מהנדס ויועץ ניהול אמריקאי שהמציא את התרשים בשנת 1910. תרשים הגאנט באקסל מייצג פרויקטים או משימות כמפל של תרשימי עמודות אופקיים. תרשים גנט מציג את המבנה המפורק של הפרויקט (תאריכי התחלה וסיום, קשרים שונים בין משימות בתוך הפרויקט) ובכך מסייע לשלוט בביצוע המשימות בזמן ובהתאם לאמות מידה המיועדות.
כיצד ליצור תרשים גנט ב-Excel 2010, 2007 ו-2013
לרוע המזל, Microsoft Excel אינו מציע תבנית מובנית של תרשים גנט. עם זאת, אתה יכול ליצור אחד בעצמך במהירות באמצעות פונקציונליות תרשים העמודות וקצת עיצוב.
בצע את השלבים האלה בקפידה ולא ייקח יותר מ-3 דקות ליצור תרשים גנט פשוט. בדוגמאות שלנו, אנו יוצרים תרשים גנט ב-Excel 2010, אך ניתן לעשות את אותו הדבר ב-Excel 2007 ו-2013.
שלב 1. צור טבלת פרויקטים
קודם כל, נכניס את נתוני הפרויקט לגיליון אקסל. כתוב כל משימה בשורה נפרדת ובנה תוכנית פירוט פרויקט על ידי ציון תאריך ההתחלה (תאריך התחלה), טקס סיום (תאריך סיום) ו משך (משך), כלומר, מספר הימים שלוקח להשלים את המשימה.
טיפ: רק העמודות נחוצות כדי ליצור תרשים גנט תאריך התחלה и מֶשֶׁך. עם זאת, אם אתה יוצר גם עמודה תאריך סיום, לאחר מכן תוכל לחשב את משך המשימה באמצעות נוסחה פשוטה, כפי שניתן לראות באיור למטה:
שלב 2. בנו תרשים עמודות אקסל רגיל המבוסס על מסד הנתונים של העמודות "תאריך התחלה".
התחל לבנות תרשים גנט באקסל על ידי יצירת תרשים פשוט תרשים עמודות מוערם:
- הדגש טווח התחל תאריכים יחד עם כותרת העמודה, בדוגמה שלנו היא כן B1:B11. יש צורך לבחור רק תאים עם נתונים, ולא את כל העמודה של הגיליון.
- בכרטיסיה מתקדם הַבלָעָה (הוסף) תחת תרשימים, לחץ הוסף תרשים עמודות (בָּר).
- בתפריט שנפתח, בקבוצה פסק (2-D Bar) לחץ שלט מוערם (בר מוערם).
כתוצאה מכך, התרשים הבא אמור להופיע בגיליון:
הערה: חלק מההנחיות האחרות ליצירת תרשימי גנט מציעים שתחילה תיצור תרשים עמודות ריק ולאחר מכן תמלא אותו בנתונים, כפי שנעשה בשלב הבא. אבל אני חושב שהשיטה המוצגת טובה יותר מכיוון ש-Microsoft Excel תוסיף אוטומטית שורה אחת של נתונים וכך נחסוך זמן.
שלב 3: הוסף נתוני משך לתרשים
לאחר מכן, עלינו להוסיף עוד סדרת נתונים אחת לתרשים הגאנט העתידי שלנו.
- לחץ לחיצה ימנית במקום כלשהו בתרשים ובתפריט ההקשר לחץ בחר נתונים (בחר נתונים). תיבת דו-שיח תיפתח בחירת מקור נתונים (בחר מקור נתונים). כפי שניתן לראות באיור למטה, נתוני העמודה תאריך התחלה כבר התווסף לתחום פריטי מקרא (שורות) (ערכי אגדה (סדרה). כעת עליך להוסיף כאן נתוני עמודות מֶשֶׁך.
- לחץ על הכפתור להוסיף (הוסף) כדי לבחור נתונים נוספים (משך זמן) להצגה בתרשים הגאנט.
- בחלון שנפתח שינוי שורה (ערוך סדרה) עשה זאת:
- ב שם שורה (שם הסדרה) הזינו "משך" או כל שם אחר שתרצו. לחלופין, תוכל למקם את הסמן בשדה זה ולאחר מכן ללחוץ על הכותרת של העמודה המתאימה בטבלה - הכותרת עליה תלחץ תתווסף כשם הסדרה לתרשים גנט.
- לחץ על סמל בחירת הטווח שליד השדה הערכים (ערכי סדרה).
- חלון דו-שיח שינוי שורה (עריכת סדרה) יקטן. הדגש נתונים בעמודה מֶשֶׁךעל ידי לחיצה על התא הראשון (במקרה שלנו זה כן D2) וגרירה מטה לתא הנתונים האחרון (D11). ודא שלא בחרת בטעות כותרת או תא ריק כלשהו.
- לחץ שוב על סמל בחירת הטווח. חלון דו-שיח שינוי שורה (עריכת סדרה) יורחב שוב והשדות יופיעו שם שורה (שם הסדרה) и הערכים (ערכי סדרה). לחץ על אישור.
- נחזור שוב לחלון בחירת מקור נתונים (בחר מקור נתונים). עכשיו בשטח פריטי מקרא (שורות) (ערכי אגדה (סדרה) אנחנו רואים סדרה תאריך התחלה ומספר מֶשֶׁך. פשוט לחץ OK, והנתונים יתווספו לתרשים.
התרשים אמור להיראות בערך כך:
שלב 4: הוסף תיאורי משימות לתרשים הגאנט
כעת עליך להציג רשימה של משימות בצד שמאל של הדיאגרמה במקום מספרים.
- לחץ לחיצה ימנית בכל מקום באזור השרטוט (האזור עם פסים כחולים וכתומים) ובתפריט שמופיע לחץ בחר נתונים (בחר נתונים) כדי להופיע מחדש את תיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים (בחר מקור נתונים).
- באזור השמאלי של תיבת הדו-שיח, בחר תאריך התחלה ולחץ על שינוי (ערוך) באזור הימני של החלון שכותרתו תוויות ציר אופקי (קטגוריות) (תוויות ציר אופקי (קטגוריה).
- תיפתח תיבת דו-שיח קטנה תוויות ציר (תוויות ציר). כעת עליך לבחור משימות באותו אופן כמו בשלב הקודם שבחרנו נתונים על משך המשימות (עמודת Durations) – לחץ על אייקון בחירת הטווח ולאחר מכן לחץ על המשימה הראשונה בטבלה וגרור את הבחירה עם העכבר עד למשימה האחרונה. זכור כי אין להדגיש את כותרת העמודה. לאחר שעשית זאת, לחץ שוב על סמל בחירת הטווח כדי להעלות את תיבת הדו-שיח.
- הקשה כפולה OKכדי לסגור את כל תיבות הדו-שיח.
- מחק את מקרא התרשים - לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובתפריט ההקשר לחץ להסיר (לִמְחוֹק).
בשלב זה, בתרשים הגאנט אמורים להיות תיאורי משימות בצד שמאל ולהיראות בערך כך:
שלב 5: המרת תרשים עמודות לתרשים גנט
בשלב זה, התרשים שלנו הוא עדיין תרשים עמודות מוערם. כדי לגרום לו להיראות כמו תרשים גנט, עליך לעצב אותו כראוי. המשימה שלנו היא להסיר את הקווים הכחולים כך שרק החלקים הכתומים של הגרפים, המייצגים את משימות הפרויקט, יישארו גלויים. מבחינה טכנית, לא נסיר את הקווים הכחולים, רק נהפוך אותם לשקופים ולכן בלתי נראים.
- לחץ על קו כחול כלשהו בתרשים גנט, וכולם ייבחרו. לחץ לחיצה ימנית על הבחירה ובתפריט ההקשר לחץ פורמט סדרת נתונים (פורמט סדרת נתונים).
- בתיבת הדו-שיח שמופיעה, בצע את הפעולות הבאות:
- בסעיף למלא (מילוי) בחר ללא מילוי (ללא מילוי).
- בסעיף גבול (צבע גבול) בחר ללא קווים (אין קו).
הערה: אל תסגור תיבת דו-שיח זו, תזדקק לה שוב בשלב הבא.
- המשימות בתרשים גנט שבנינו באקסל הן בסדר הפוך. עוד רגע נתקן את זה. לחץ על רשימת המשימות בצד שמאל של תרשים גנט כדי להדגיש את ציר הקטגוריה. תיפתח תיבת דו-שיח פורמט ציר (תבנית ציר). בפרק פרמטרים של ציר (אפשרויות ציר) סמן את התיבה סדר הפוך של קטגוריות (קטגוריות בסדר הפוך), ולאחר מכן סגור את החלון כדי לשמור את השינויים שלך. כתוצאה מהשינויים שערכנו זה עתה:
- המשימות בתרשים Gantt נמצאות בסדר הנכון.
- התאריכים בציר האופקי עברו מלמטה לראש התרשים.
התרשים הופך דומה לתרשים גנט רגיל, נכון? לדוגמה, תרשים הגאנט שלי נראה כעת כך:
שלב 6. התאמה אישית של עיצוב תרשים גנט באקסל
טבלת הגאנט כבר תופסת צורה, אבל אתה יכול להוסיף עוד כמה גימורים כדי להפוך אותו למסוגנן באמת.
1. הסר את החלל הריק בצד שמאל של תרשים הגאנט
בעת בניית תרשים גנט, הכנסנו פסים כחולים בתחילת התרשים כדי להציג את תאריך ההתחלה. כעת ניתן להסיר את החלל שנותר במקומם ולהזיז את רצועות המשימות שמאלה, קרוב יותר לציר האנכי.
- לחץ לחיצה ימנית על ערך העמודה הראשונה תאריך התחלה בטבלה עם נתוני מקור, בתפריט ההקשר בחר פורמט תא > מספר > כללי (עיצוב תאים > מספר > כללי). שנן את המספר שאתה רואה בשדה מדגם (דוגמה) הוא הייצוג המספרי של התאריך. במקרה שלי המספר הזה 41730. כידוע, אקסל מאחסן תאריכים כמספרים השווים למספר הימים מיום 1 בינואר 1900 לפני תאריך זה (כאשר 1 בינואר 1900 = 1). אינך צריך לבצע שינויים כאן, פשוט לחץ ביטול (לְבַטֵל).
- בתרשים גנט, לחץ על תאריך כלשהו מעל לתרשים. לחיצה אחת תבחר את כל התאריכים, לאחר מכן לחץ לחיצה ימנית עליהם ובתפריט ההקשר לחץ פורמט ציר (תבנית ציר).
- בתפריט פרמטרים ציר (אפשרויות ציר) שנה את האפשרות מינימום (מינימום) פועל מספר (תוקן) והזן את המספר שזכרת בשלב הקודם.
2. התאם את מספר התאריכים על הציר של תרשים הגאנט
כאן, בתיבת הדו-שיח פורמט ציר (Format Axis) שנפתח בשלב הקודם, שנה את הפרמטרים חטיבות גדולות (Major United) и חטיבות ביניים (יחידה מינורית) של מספר (קבוע) והזן את הערכים הרצויים עבור המרווחים על הציר. בדרך כלל, ככל שמסגרות הזמן של המשימות בפרויקט קצרות יותר, כך נדרש שלב החלוקה קטן יותר בציר הזמן. לדוגמה, אם ברצונך להציג כל תאריך שני, הזן 2 עבור פרמטר חטיבות גדולות (יחידה מרכזית). אילו הגדרות ביצעתי - אתה יכול לראות בתמונה למטה:
טיפ: שחקו עם ההגדרות עד שתגיעו לתוצאה הרצויה. אל תפחד לעשות משהו לא בסדר, אתה תמיד יכול לחזור להגדרות ברירת המחדל על ידי הגדרת האפשרויות ל באופן אוטומטי (אוטומטי) ב-Excel 2010 ו-2007 או על ידי לחיצה לאפס (איפוס) ב-Excel 2013.
3. הסר את החלל הריק הנוסף בין הפסים
סדר את פסי המשימות בתרשים בצורה קומפקטית יותר, ותרשים הגאנט ייראה אפילו טוב יותר.
- בחר את הפסים הכתומים של הגרפים על ידי לחיצה על אחד מהם בלחצן השמאלי של העכבר, לאחר מכן לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ובתפריט שמופיע לחץ על פורמט סדרת נתונים (פורמט סדרת נתונים).
- בתיבת הדו-שיח פורמט סדרת נתונים (פורמט סדרת נתונים) הגדר את הפרמטר ל שורות חופפות (חפיפה בסדרה) ערך 100% (המחוון הוזז כל הדרך ימינה), ולגבי הפרמטר מרווח צד (Gap Width) ערך 0% או כמעט 0% (מחוון כל הדרך או כמעט כל הדרך שמאלה).
והנה התוצאה של המאמצים שלנו - תרשים גנט פשוט אך די מדויק באקסל:
זכור שתרשים אקסל שנוצר בצורה זו קרוב מאוד לתרשים גנט אמיתי, תוך שמירה על כל הנוחות של תרשימי אקסל:
- תרשים הגאנט ב-Excel ישנה את גודלו כאשר משימות יוספו או יוסרו.
- שנה את תאריך ההתחלה של המשימה (תאריך התחלה) או משך הזמן שלה (Duration), ולוח הזמנים ישקף באופן אוטומטי את השינויים שבוצעו.
- ניתן לשמור את תרשים הגאנט שנוצר באקסל כתמונה או להמיר לפורמט HTML ולפרסם באינטרנט.
עצה:
- התאם אישית את המראה של תרשים הגאנט שלך על ידי שינוי אפשרויות מילוי, גבולות, צללים ואפילו שימוש באפקטים תלת מימדיים. כל האפשרויות הללו זמינות בתיבת הדו-שיח. פורמט סדרת נתונים (פורמט סדרת נתונים). כדי לקרוא לחלון זה, לחץ לחיצה ימנית על סרגל התרשים באזור התרשים ובתפריט ההקשר לחץ פורמט סדרת נתונים (פורמט סדרת נתונים).
- אם סגנון העיצוב שנוצר נעים לעין, אז ניתן לשמור תרשים גנט כזה באקסל כתבנית ולהשתמש בו בעתיד. כדי לעשות זאת, לחץ על הדיאגרמה, פתח את הכרטיסייה בנאי (עיצוב) ולחץ שמור כתבנית (שמור כתבנית).
הורד תרשים גנט לדוגמה
תבנית תרשים גנט באקסל
כפי שאתה יכול לראות, בניית תרשים גנט פשוט באקסל אינה קשה כלל. אבל מה אם נדרש תרשים גנט מורכב יותר, שבו הצללת משימה תלויה באחוז השלמתה, ואבני דרך בפרויקט מסומנות בקווים אנכיים? כמובן, אם אתה אחד מאותם יצורים נדירים ומסתוריים שאנו מכנים בכבוד את ה-Excel Guru, אז אתה יכול לנסות לעשות דיאגרמה כזו בעצמך.
עם זאת, יהיה מהיר וקל יותר להשתמש בתבניות תרשים גנט מוכנות מראש ב-Excel. להלן סקירה קצרה של מספר תבניות תרשימי Gantt לניהול פרויקטים עבור גרסאות שונות של Microsoft Excel.
תבנית תרשים גנט של Microsoft Excel 2013
תבנית תרשים גנט זו עבור Excel נקראת מתכנן פרויקטים (Gantt Project Planner). הוא נועד לעקוב אחר התקדמות הפרויקט מול מדדים שונים כגון התחלה מתוכננת (התחל תוכנית) и התחלה בפועל (התחלה בפועל), משך זמן מתוכנן (משך תוכנית) и משך בפועל (משך בפועל), כמו גם אחוז הושלמה (אחוז השלמה).
ב-Excel 2013, תבנית זו זמינה בכרטיסייה שלח (קובץ) בחלון צור (חָדָשׁ). אם אין תבנית בסעיף זה, תוכל להוריד אותה מאתר מיקרוסופט. אין צורך בידע נוסף כדי להשתמש בתבנית זו - לחץ עליה והתחל.
תרשים תבניות מקוון Ganta
Smartsheet.com מציעה בונה תרשימי גנט אינטראקטיבי מקוון. תבנית תרשים גנט זו פשוטה ומוכנה לשימוש כמו הקודמת. השירות מציע 30 יום ניסיון חינם, אז אל תהסס להירשם עם חשבון Google שלך ולהתחיל ליצור את תרשים הגאנט הראשון שלך מיד.
התהליך פשוט מאוד: בטבלה משמאל הזינו את פרטי הפרוייקט שלכם, וכשהטבלה מתמלאת נוצר תרשים גנט מימין.
תבניות תרשים גנט עבור Excel, Google Sheets ו-OpenOffice Calc
באתר vertex42.com תוכלו למצוא תבניות חינמיות של תרשים גנט עבור Excel 2003, 2007, 2010 ו-2013 שיעבדו גם עם OpenOffice Calc ו-Google Sheets. אתה יכול לעבוד עם התבניות האלה בדיוק כמו שאתה עושה עם כל גיליון אלקטרוני רגיל של Excel. פשוט הזן תאריך התחלה ומשך עבור כל משימה והזן את % השלמות בעמודה % הושלם. כדי לשנות את טווח התאריכים המוצג באזור תרשים גנט, הזז את המחוון בפס הגלילה.
ולבסוף, עוד תבנית תרשים גנט באקסל לשיקולך.
מנהל פרויקט תבנית תרשים גאנט
תבנית נוספת של תרשים גנט בחינם מוצעת ב-professionalexcel.com ונקראת "תרשים גנט של מנהל פרויקטים". בתבנית זו, ניתן לבחור תצוגה (יומית או שבועית רגילה), בהתאם למשך המשימות במעקב.
אני מקווה שלפחות אחת מתבניות תרשים גנט המוצעות תתאים לצרכים שלך. אם לא, אתה יכול למצוא מגוון גדול של תבניות שונות של תרשים גנט באינטרנט.
עכשיו כשאתה מכיר את התכונות העיקריות של תרשים גנט, אתה יכול להמשיך ללמוד אותו וללמוד כיצד ליצור תרשימי גנט מורכבים משלך באקסל כדי להפתיע את הבוס שלך ואת כל הקולגות שלך 🙂