המר CSV ל-Excel כטבלה

התוכן של מסדי נתונים מחולץ בדרך כלל כקובץ .csv. עם זאת, זה רק קובץ טקסט, לא קריא במיוחד. כדי לעבוד עם תוכן מסד הנתונים, יש צורך להציג אותו בפורמט אחר - לרוב גיליונות אקסל הם הנוחים ביותר. על אילו שיטות קיימות לעשות זאת, איזו מהן טובה יותר, ואיזה שגיאות יש בעת העברת נתונים, יידונו במאמר זה.

כיצד להמיר CSV לפורמט אקסל

ישנן דרכים שונות שבהן ניתן להעביר מסמך CSV שהורדו ממסד נתונים לאקסל. נדון בשלושה מהם:

1. פתיחה ישירה באקסל.
2. פתיחה דרך סייר Windows.
3. ייבוא ​​מסמך עם שינוי פורמט.

פתיחת מסמך CSV באקסל

Excel יכול לפתוח מסמכי .csv ישירות ללא המרה. הפורמט אינו משתנה לאחר הפתיחה בצורה זו, סיומת ה-.csv נשמרת – אם כי ניתן לשנות את הסיומת לאחר עריכה.

1. הפעל את אקסל, לחץ על "שלח", לאחר מכן"להרחיב".
2. בחלון שיופיע בחר באפשרות "קבצי טקסטמהרשימה המורחבת.

3. מצא את המסמך שאתה צריך ולחץ עליו פעמיים.

מסמכי .csv נפתחים באקסל באופן מיידי, ללא כל מניפולציות נוספות. אבל קבצי txt ידרשו המרה - יופיע חלון "אשפי ייבוא ​​טקסט".

ישנם מקרים בהם עדיף לא לפתוח את המסמך ישירות, אלא להתקשר אב. גישה זו מוצדקת במקרים הבאים:

• תו ההפרדה המשמש במסמך אינו תקני, או שישנם מספר סוגים;
• המסמך מכיל תאריכים בפורמטים שונים;
• אתה ממיר מספרים שמתחילים באפסים ורוצה לשמור אותם כך;
• לפני שאתה מעביר נתונים, אתה רוצה לראות איך התוצאה הסופית תיראה;
• אתה בדרך כלל רוצה יותר ניידות.

אב יתחיל אם תשנה את סיומת המסמך ל-.txt. ניתן גם להתחיל לייבא קובץ בצורה שונה, עליה נדון בהמשך, לאחר תיאור שיטת הפתיחה השנייה.

אם תבצע שינויים במסמך לאחר פתיחתו, Excel יבקש ממך לשמור אותו כ-.xls (או .xlsx) כי אחרת חלק מהעיצוב יאבד. אז תמיד תהיה הזדמנות לשנות את הפורמט בחזרה, עם זאת, חלק אחר מהתוכן עלול ללכת לאיבוד - אפסים עשויים להיעלם בתחילת המספרים, חלק מהרשומות עשויות לשנות את המראה שלהם.

פתיחת מסמך CSV דרך סייר Windows

דרך זו אינה שונה מהותית מהקודמת. כדי לפתוח מסמך, פשוט לחץ עליו פעמיים בסייר Windows.

לפני הפתיחה יש לוודא שלצד שם המסמך יש אייקון לתוכנת האקסל, ולא לאחד אחר – זה אומר שאקסל נבחרה כתוכנה שאמורה לפתוח קבצים כאלה. אחרת, תיפתח תוכנית אחרת. אתה יכול לשנות את זה לאקסל כך:

1. התקשר לתפריט ההקשר על ידי לחיצה ימנית על כל קובץ .csv והחל פתח עם... > בחר תוכנית.
2. בחר אקסל (שולחן עבודה) of תוכניות מומלצות, הגדר אותה כתוכנית שתמיד יש להשתמש בה עבור קבצים כאלה (סמן את התיבה למטה), וסגור את החלון על ידי לחיצה OK.

ייבוא ​​CSV לאקסל

אפשר גם להפוך את המסמך שנפתח לחוברת עבודה של אקסל. הפורמט ישתנה ל-.xls עבור גרסאות קודמות של Excel (2000, 2003) ו-.xlsx עבור כל השאר. כל התוכן יוצג בגיליון אחד.

1. לחץ על התא בגיליון שבו אמור להתחיל הייבוא. זה בדרך כלל התא הראשון בטבלה, A1. החל ממנו, יתמלאו כמה שורות שיש בקובץ שנפתח, וכמה עמודות שיש בכל עמודה.
2. בכרטיסייה "נתונים" בקבוצה "קבלת נתונים חיצוניים" בחר "מתוך טקסט".

3. בחלון שמופיע, מצא את המסמך הדרוש ולחץ עליו פעמיים (ניתן גם להשתמש בכפתור תבואו בתחתית החלון).

4. לאחר מכן, עליך לעקוב אחר ההוראות שלב אחר שלב של הפתיחה אשפי ייבוא ​​טקסט.

התמונה למטה מציגה את המסמך המקורי ואת התוצאה הצפויה. כדי שהכל ייראה בדיוק כך לאחר הייבוא, עליך להחיל הגדרות שונות, עליהן נדון בהמשך.

שלב 1. האשף יבקש ממך לבחור סוג קובץ - כפי שאתה יכול לנחש, זה יהיה "עם מפרידים" (באנגלית - תוחם), והשורה שממנה תתחיל העברת התוכן - ככל הנראה, אתה צריך להתחיל איתה תנאים 1אם אינך רוצה להעביר רק חלק מהתוכן. החלון למטה יציג את השורות הראשונות מהמסמך שנבחר.

שלב 2. עכשיו אתה צריך להבין באיזה מהם משתמשים מפריד (ייתכן שיש יותר מאחד) בקובץ, וציין תו זה ב תואר שני. יש לו אפשרויות לבחור מתוך תוחמים סטנדרטיים, אבל אם נעשה שימוש בתו לא טיפוסי במסמך, אתה יכול לבחור אחר והזן את התו הרצוי. בקובץ המשמש להדגמה, התוחמים הם - פְּסִיק и Tab. פסיקים מפרידים בין תאים עם מאפייני מוצר, כגון מספר סידורי ומספר עותקים שנמכרו, וכרטיסיות מפרידות בין מוצר אחד למשנהו - מידע על כל אחד מהם חייב להתחיל בשורה חדשה.

כמו כן יש צורך להגדיר ולפרט מפריד טקסט. זהו תו הממוקם לפני ואחרי כל קטע טקסט שחייב להיות ממוקם בתא אחד. הודות למפריד, כל קטע כזה נתפס כערך נפרד, גם אם בתוכו יש תווים שנבחרו להפריד בין הערכים. במסמך שלנו, כל ערך ממוסגר במירכאות - לכן, גם אם הוא מכיל פסיק (לדוגמה, "התחלה, ואז המשך"), כל הטקסט שלו ימוקם בתא אחד, ולא בשניים עוקבים.

שלב 3. כאן מספיק להסתכל על התצוגה המקדימה ואם היא לא מציגה פגמים בלתי מקובלים, לחץ סיום. ייתכן שחלק מהערכים יופרדו לא על ידי מפריד אחד, אלא על ידי כמה, כתוצאה מכך יופיעו ביניהם תאים ללא ערכים. כדי למנוע זאת, בחר בתיבת הסימון התייחס למפרידים עוקבים כאל אחד.

5. בחר את נתיב היעד (זה יכול להיות גיליון חדש או גיליון קיים) ולחץ OKלהשלמת תהליך הייבוא.

אתה יכול גם ללחוץ חומרים - יש אפשרויות אחרות. לדוגמה, אתה יכול לעצב תוכן, להתאים אישית סימון וכיצד המידע מתעדכן.

לפעמים התוצאה של ההמרה רחוקה מלהיות צפויה. כיצד ניתן לשנות תוצאה זו נדון בחלק הבא של המאמר.

בעיות במהלך ההמרה ופתרונותיהן

במשך כל הזמן שפורמט ה-CSV קיים, אף אחד לא טרח לתעד אותו באופן רשמי. לכן, למרות ההנחה שיש להשתמש בפסיקים להפרדת ערכים, למעשה, מסדי נתונים שונים משתמשים במפרידים שונים - נקודה-פסיק, טאבים ואחרים.

גם תוחמי טקסט יכולים להשתנות - לרוב הם מרכאות או סימן סדר בתים. אולי אין תוחמים בכלל - אז התו המשמש כמפריד תמיד נתפס ככזה (ואז זה בדרך כלל לא פסיק - הוא משמש לעתים קרובות מדי בטקסט - אלא תו אחר, פחות נפוץ).

ייתכן שקבצים לא סטנדרטיים לא ייפתחו כראוי - כדי שהם יוצגו כמו שצריך, יש לשנות את הגדרות המחשב או תוכנית הפתיחה. בואו נראה אילו קשיים יש ואיזה פתרונות קיימים עבורם.

הקובץ לא נפתח כראוי

עדות. כל תוכן המסמך ממוקם בעמודה הראשונה.

לגרום. המסמך משתמש בתו כמפריד שאינו מוגדר ככזה בהגדרות המחשב, או שמור לפונקציה אחרת. לדוגמה, פסיק עשוי להיות שמור להפרדת חלקים עשרוניים של מספר, ולכן אינו יכול להפריד ערכים בקובץ.

פתרונות. ישנן דרכים שונות לפתור את הבעיה:

1. שנה את תו ההפרדה במסמך עצמו. פתח אותו בפנקס רשימות או בעורך דומה, ובשורה הראשונית (ריק, כל הנתונים צריכים להיות בשורות למטה), הזן את הטקסט הבא:

• כדי לשנות את המפריד לפסיק: ספטמבר
• כדי לשנות לנקודה-פסיק: sep=;

עוד דמות שנכתבה אחרי ספטמבר = בשורה הראשונית, יהפוך גם הוא לתוחם.

2. ניתן לציין את תו המפריד המשמש בקובץ גם באקסל עצמו. בגרסאות 2016, 2013 או 2010, לשם כך עליך לפתוח את הכרטיסייה נתונים ובחר "טקסט לפי עמודות" בקבוצה "עבודה עם נתונים".

זה יפתח את החלון "אשפים להפצת טקסט לעמודות". שם, מתוך הפורמטים המוצעים של הנתונים, אתה צריך לבחור את אלה עם מפרידים. אז אתה צריך ללחוץ הַבָּא ולאחר בחירת תוחם, סיום.

3. לפתיחת מסמך אוטומטית באמצעות אשף הייבוא, ולא רק בגיליון אקסל, ניתן לשנות את הסיומת מ-.csv ל-.txt. בְּ תואר שני אפשר לציין כל תו כמפריד - איך לעשות זאת, הוסבר קודם במאמר.
4. השתמש ב-VBA. אתה יכול להשתמש, למשל, – הוא מתאים לאקסל 2000 או 2003. ניתן לשנות את הקוד כך שיתאים לגרסאות אחרות.

הפתרונות שהוצגו לעיל מיועדים למסמכים בודדים, שהגדרותיהם שונות מהרגילות. רצפי פעולות אלו יצטרכו להיות מיושם עבור כל קובץ שאינו נפתח כהלכה. אם רוב המסמכים לא נפתחים כהלכה, אולי הפתרון הטוב ביותר הוא לשנות את הגדרות המחשב - על כך נדון בפתרון החמישי.

5. שנה מפריד ונקודה עשרונית בהגדרות המחשב

В לוח בקרה, נקרא על ידי הכפתור הַתחָלָה, בחר "אפשרויות נוספות" מהרשימה "תקנים אזוריים". לאחר הלחיצה, יופיע חלוןהגדרת פורמט" - בו אתה יכול לבחור "מפריד רשימה" והמפריד של החלקים השלמים והשברים של המספר. אם הקבצים דורשים פסיק כמפריד, הגדר תחילה את הנקודה כנקודה העשרונית. יכול להיות שזה הפוך - אתה צריך נקודה-פסיק בתור תו מפריד. ואז עבור שברים, אתה יכול להשאיר כל סימן, זה לא יגרום לעימות.

כאשר כל ההגדרות הושלמו, לחץ OK בשני החלונות הפתוחים - הם ייסגרו והשינויים יישמרו. זכור שכעת הם פועלים עבור כל התוכניות במחשב.

הסר אפסים מובילים

סִימָן. חלק מהערכים במסמך המקור הם מספרים שמתחילים באפסים שאינם מופרדים בסימן שבר (לדוגמה, צפנים וקודים עם מספר קבוע של ספרות, כניסות וסיסמאות, קריאות מד ומכשיר). באקסל, האפסים בתחילת מספרים כאלה נעלמים. אם תערוך את הקובץ ולאחר מכן תשמור אותו כחוברת עבודה של Excel, לא יהיה ניתן עוד למצוא בחוברת עבודה זו היכן היו המספרים עם אפסים.

לגרום. לאקסל יש פורמטים נפרדים לטקסט ומספרים. בקבצי טקסט, אין הפרדה כזו, ולכן Excel מקצה את הפורמט General לכל הערכים. זה אומר שטקסט מוצג כטקסט, ומספרים ללא תווים אלפביתיים מוצגים כמספר שלא יכול להתחיל באפסים.

פתרון. שנה את הסיומת ל-.txt כדי להפעיל את אשף הייבוא ​​בעת פתיחת המסמך. כשתגיע לשלב 3, שנה את הפורמט של עמודות עם מספרים שמתחילים באפסים לטקסט.

חלק מהערכים נראים כמו תאריכים

סִימָן. תאריכים מציגים ערכים שהם במקור טקסט רגיל או מספרים.

לגרום. הפורמט הכללי כרוך בהפיכת ערכים לתאריכים הדומים לאלה של Excel. אם מסמך ה-CSV מכיל ערך בודד כמו may12, ואז בגיליון האקסל הוא יוצג כתאריך.

פתרון. דומה לזה במקרה הקודם. שנה את הסיומת ל-.txt, ב תואר שני שנה את הפורמט של ערכים שהומרו לתאריכים לטקסט.

אם, להיפך, אתה רוצה להציג את התוכן של עמודה מסוימת כתאריכים, קבע את הפורמט עבורה נתונים. ישנם מספר סוגים של פורמט תאריך, אז בחר את זה שאתה צריך מהרשימה.

כיצד לייבא קבצי CSV מרובים לאקסל

Excel יכול לפתוח מספר קובצי CSV בו-זמנית.

1. חדשות ועדכונים קובץ> פתח ובחר את האפשרות קבצי טקסט מהרשימה הנפתחת למטה.
2. כדי לבחור קבצים מרובים זה לצד זה, תחילה בחר את הראשון ולאחר מכן לחץ משמרת ולחץ על האחרון. בנוסף לקבצים שנבחרו, כל הקבצים שביניהם ייבחרו.
3. נְקִישָׁה להרחיב.

החיסרון בשיטה זו הוא שכל קובץ נבחר ייפתח בנפרד באקסל. מעבר ממסמך אחד למשנהו יכול להגדיל את עלויות הזמן. עם זאת, לאחר מכן ניתן להעתיק את התוכן של כולם לגיליונות באותה חוברת עבודה.

ההסבר היה ארוך, עם זאת, כעת תוכל לפתוח כל קובץ CSV באקסל ללא קושי רב. אם משהו נראה בלתי מובן במבט ראשון, פשוט עקוב אחר השלבים המצוינים והכל יתבהר.