תוכן
לפעמים זה יכול להיות קשה להתאים במהירות וביעילות את לוחות הזמנים של הפרויקטים. ייצוג גרפי של מועדי פרויקט ואבני דרך יעזור לזהות צווארי בקבוק במהלך התכנון.
כמובן שכדאי לשקול שימוש במערכות ניהול פרויקטים. מערכת כזו תציג את זמני ההתחלה והסיום של משימות הפרויקט על רקע כללי. אבל מערכות כאלה הן די יקרות! פתרון נוסף הוא לנסות להשתמש בתרשים עמודות ציר הזמן של Excel בעת תכנון לראות את כל ההתנגשויות בפרויקט. שיתוף הפעולה עם הצוות ועם מומחים של צד שלישי יהיה הרבה יותר קל אם ניתן לראות את הפעולות של כולם באותו גיליון!
לרוע המזל, יצירת ציר זמן ב-Microsoft Excel אינה משימה קלה. לא הייתי ממליץ לבנות תרשים גנט מורכב באקסל, אך ניתן ליצור ציר זמן פשוט על ידי ביצוע ההוראות המפורטות שלנו:
שלב 1: הכן את הנתונים
מלכתחילה, אנו זקוקים לטבלת נתונים, שבעמודה השמאלית שלה (עמודה А) מכיל את כל שמות המשימות, ושתי העמודות מימין שמורות לתאריך ההתחלה ומשך המשימה (עמודות В и С).
שלב 2: צור תרשים
סמן את טבלת הנתונים המוכנה ולאחר מכן על הכרטיסייה הַבלָעָה (הוסף) בקטע דיאגרמות (תרשימים) לחץ שלט מוערם (בר מוערם).
שלב 3: שרטוט נתונים על התרשים בצורה נכונה
שלב זה הוא תמיד הקשה ביותר, מכיוון שהתרשים משורטט בתחילה עם הנתונים הנכונים במקומות הלא נכונים, אם הנתונים האלה הופיעו אי פעם בתרשים!
לחץ על הכפתור בחר נתונים (בחר נתונים). בנאי (לְעַצֵב). תבדוק מה יש באזור פריטי מקרא (שורות) (Legend Entries (Series)) נכתבים שני אלמנטים - משך (Duration) ותאריך התחלה (Start Date). צריכים להיות רק שני אלמנטים אלה.
תן לי לנחש. האם כל המידע זז או עבר הצידה? בוא נתקן את זה.
כדי לתקן את הנתונים שלך, לחץ להוסיף (הוסף) או שינוי (עריכה) באזור פריטי מקרא (שורות) (ערכי אגדה (סדרה)). כדי להוסיף תאריך התחלה, ציין תא B1 בתחום שם שורה (שם הסדרה), ובשדה הערכים (ערכי סדרה) – טווח B2:B13. באותו אופן, ניתן להוסיף או לשנות את משך המשימות (Duration) – בשטח שם שורה (שם סדרה) ציין תא C1, ובשטח הערכים (ערכי סדרה) – טווח C2:C13.
כדי לסדר את הקטגוריות, לחץ על הכפתור שינוי (עריכה) באזור תוויות ציר אופקי (קטגוריות) (תוויות ציר אופקי (קטגוריה). יש לציין את טווח הנתונים כאן:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
בשלב זה, התרשים אמור להיראות כמו תרשים מוערם עם כותרות משימות על הציר האנכי ותאריכים על הציר האופקי.
שלב 4: הפיכת התוצאה לתרשים גנט
כל מה שנותר לעשות הוא לשנות את צבע המילוי של החלקים השמאליים ביותר של כל פסי הגרף המתקבלים ללבן או שקוף.
★ קראו עוד על יצירת תרשים גנט במאמר: → איך בונים תרשים גנט באקסל – הוראות שלב אחר שלב
שלב 5: שיפור המראה של התרשים
השלב האחרון הוא להפוך את הדיאגרמה ליפה יותר כדי שניתן יהיה לשלוח אותה למנהל. בדוק את הציר האופקי: רק פסי משך הפרויקט צריכים להיות גלויים, כלומר עלינו להסיר את החלל הריק שהופיע בשלב הקודם. לחץ לחיצה ימנית על הציר האופקי של התרשים. יופיע פאנל פרמטרים של ציר (אפשרויות ציר), שבהן ניתן לשנות את הערך המינימלי של הציר. התאם אישית את הצבעים של פסי תרשים גנט, קבע משהו מעניין יותר. לבסוף, אל תשכח את הכותרת.
ניתן להשתמש בציר הזמן באקסל (תרשים גנט) למטרות שונות. ההנהלה בוודאי תעריך שאתה יכול ליצור לוח זמנים כזה ללא הוצאה נוספת של רכישת תוכנה יקרה לניהול פרויקטים!