האם אי פעם יצרת תרשים זרימה עבור מסמך או תהליך עסקי? חברות מסוימות רוכשות תוכנות מיוחדות יקרות שיכולות ליצור תרשימי זרימה בכמה לחיצות עכבר. חברות אחרות בוחרות בדרך אחרת: הן משתמשות בכלי שכבר יש להן ובו העובדים שלהן יודעים לעבוד. אני חושב שניחשת שאנחנו מדברים על Microsoft Excel.
ליצור תוכנית
מטרת תרשים זרימה היא להראות את המבנה הלוגי של האירועים שחייבים לקרות, ההחלטות שחייבות להתקבל, וההשלכות של החלטות אלו. לכן, ללא ספק יהיה קל יותר לבנות תרשים זרימה אם תקדישו תחילה כמה דקות לסדר את המחשבות שלכם. תרשים זרימה המורכב משלבים מבולגנים וחסרי מחשבה יועיל מעט.
אז הקדישו כמה דקות לרשום הערות. לא משנה באיזו פורמט, העיקר לרשום כל שלב בתהליך ולתקן כל החלטה עם השלכות אפשריות.
התאם אישית פריטים
עבור כל שלב מתאר, הוסף רכיבי תרשים זרימה ל- Excel.
- בכרטיסיה מתקדם הַבלָעָה (הוסף) לחץ דמויות (צורות).
- רשימת הדמויות שנפתחה מחולקת לקבוצות עיקריות. גלול מטה לקבוצה תרשים בלוקים (תרשים זרימה).
- בחר אלמנט.
- כדי להוסיף טקסט לאלמנט, לחץ לחיצה ימנית עליו ובחר שנה טקסט (ערוך טקסט).
- בכרטיסיה מתקדם מסגרת (פורמט) סרט תפריט בחר את הסגנון ואת ערכת הצבעים עבור הפריט.
כשמסיימים עם אלמנט אחד, מוסיפים את האלמנט הבא לפריט הבא של המבנה המיועד, לאחר מכן את הבא, וכך הלאה עד שהמבנה כולו יופיע על המסך.
שימו לב לצורה של כל רכיב בתרשים זרימה. הטופס אומר לקורא איזו פונקציה מבוצעת בכל שלב במבנה. מומלץ להשתמש בכל הטפסים בהתאם לייעודם המקובל, שכן שימוש לא סטנדרטי בטפסים עלול לבלבל את הקוראים.
להלן כמה מהפריטים הנפוצים ביותר:
- התחלה או סוף של תרשים הזרימה:
- זרימת עבודה, הליך שיש לבצע:
- תהליך מוגדר מראש, כגון תת-שגרה לשימוש חוזר:
- טבלת מסד נתונים או מקור נתונים אחר:
- קבלת החלטה, כגון הערכה האם התהליך הקודם בוצע כהלכה. קווי החיבור היוצאים מכל פינה של המעוין מתאימים לפתרונות אפשריים שונים:
ארגן את האלמנטים
לאחר הוספת כל הרכיבים בגיליון:
- כדי לסדר אלמנטים בעמודה זוגית, בחר מספר אלמנטים על ידי לחיצה עליהם עם מקש העכבר לחוץ משמרת, ואז בכרטיסייה מסגרת (פורמט) לחץ יישר למרכז (יישר למרכז).
- כדי לכוונן את המרווח בין מספר אלמנטים, בחר אותם ובכרטיסייה מסגרת (פורמט) לחץ לפזר אנכית (להפיץ אנכית).
- ודא שגודל האלמנטים זהים. הפוך את כל האלמנטים לאותו גובה ורוחב כדי לגרום לתרשים הזרימה שלך להיראות יפה ומקצועי. ניתן להגדיר את הרוחב והגובה של האלמנט על ידי הזנת הערכים הרצויים בשדות המתאימים בכרטיסייה מסגרת (פורמט) סרטי תפריט.
הגדר קווי קישור
בכרטיסיה מתקדם הַבלָעָה (הוסף) לחץ דמויות (צורות) ובחר חץ ישר או מדף עם חץ.
- השתמש בחץ ישר כדי לחבר שני אלמנטים שנמצאים ברצף ישיר.
- השתמש במדף חצים כאשר המחבר צריך להיות מעוקל, למשל, אם אתה רוצה לחזור לשלב הקודם לאחר אלמנט החלטה.
פעולות נוספות
Excel מציע אלמנטים נוספים רבים ליצירת תרשימי זרימה ומגוון אינסופי של אפשרויות עיצוב הניתנות להתאמה אישית. אל תהסס להתנסות ולנסות את כל האפשרויות הזמינות!