כיצד למצוא ולהסיר כפילויות באקסל. 5 שיטות לאיתור והסרה של כפילויות באקסל

זה לא סוד שבאקסל צריך לא פעם לעבוד עם טבלאות גדולות המכילות כמות עצומה של מידע. יחד עם זאת, נפח מידע כזה במהלך העיבוד עלול לגרום לכשלים או לחישובים שגויים בעת שימוש בנוסחאות שונות או סינון. זה מורגש במיוחד כאשר אתה צריך לעבוד עם מידע פיננסי.

לכן, על מנת לפשט את העבודה עם מערך מידע כזה ולמנוע אפשרות לשגיאות, ננתח בדיוק איך עובדים עם שורות באקסל ונשתמש בהן להסרת כפילויות. זה אולי נשמע מסובך, אבל להבין את זה הוא למעשה די פשוט, במיוחד כשיש בהישג יד עד חמש שיטות עבודה עם איתור והסרה של כפילויות.

שיטה 1: הסר ידנית שורות כפולות

הצעד הראשון הוא לשקול להשתמש בדרך הפשוטה ביותר להתמודדות עם כפילויות. זוהי השיטה הידנית, הכוללת שימוש בלשונית "נתונים":

1. ראשית עליך לבחור את כל תאי הטבלה: החזק את ה-LMB לחוץ ובחר את כל שטח התאים.
2. בחלק העליון של סרגל הכלים, עליך לבחור בקטע "נתונים" כדי לגשת לכל הכלים הדרושים.
3. אנו שוקלים בזהירות את הסמלים הזמינים ובוחרים את זה שיש בו שתי עמודות של תאים צבועים בצבעים שונים. אם תרחף מעל סמל זה, השם "מחק כפילויות" יוצג.
4. כדי להשתמש ביעילות בכל הפרמטרים של סעיף זה, זה מספיק כדי להיות זהיר ולקחת את הזמן שלך עם ההגדרות. לדוגמה, אם בטבלה יש "כותרת", הקפד לשים לב לפריט "הנתונים שלי מכילים כותרות", יש לסמן אותו.

5. לאחר מכן מגיע חלון המציג מידע לפי עמודה. עליך לבחור את העמודות שברצונך לבדוק עבור כפילויות. עדיף לבחור את הכל כדי למזער את ההקלטות שדילג.

6. לאחר שהכל מוכן, בדוק שוב את המידע המסומן ולחץ על אישור.
7. Excel ינתח אוטומטית את התאים שנבחרו ויסיר את כל אפשרויות ההתאמה.
8. לאחר בדיקה מלאה והסרת כפילויות מהטבלה, יופיע חלון בתוכנה בו תופיע הודעה שהתהליך הסתיים ויצוין מידע על כמה שורות תואמות נמחקו.

אתה רק צריך ללחוץ על "אישור" ואתה יכול להניח שהכל מוכן. בצע בזהירות כל פעולה, והתוצאה בהחלט לא תאכזב אותך.

שיטה 2: הסרת כפילויות באמצעות טבלה חכמה

עכשיו בואו נסתכל מקרוב על שיטה שימושית נוספת להסרת כפילויות, המבוססת על שימוש ב"שולחן חכם". די לעקוב אחר ההמלצות הבאות:

1. קודם כל, בחר את כל הטבלה עליה תרצה להחיל אלגוריתם עיבוד מידע אוטומטי חכם.

2. כעת השתמש בסרגל הכלים, שבו אתה צריך לבחור את הקטע "בית", ולאחר מכן למצוא "עיצוב כטבלה". סמל זה ממוקם בדרך כלל בסעיף המשנה "סגנונות". נותר להשתמש בחץ המיוחד למטה שליד הסמל ולבחור את הסגנון של עיצוב השולחן שהכי אהבתם.

3. לאחר שהכל נעשה כהלכה, תופיע הודעה נוספת על עיצוב הטבלה. הוא מציין את הטווח שעבורו תוחל הפונקציה Smart Table. ואם בחרת בעבר את התאים הדרושים, הטווח יצוין אוטומטית ורק תצטרך לבדוק אותו.

4. נותר רק להתחיל בחיפוש ולהסיר עוד שורות כפולות. לשם כך, עליך לנקוט בצעדים נוספים:
   • מקם את הסמן על תא טבלה שרירותי;
   • בסרגל הכלים העליון, בחר בקטע "עיצוב שולחן";
   • אנו מחפשים סמל בצורת שתי עמודות של תאים עם צבע שונה, כאשר אתה מרחף מעליהם, הכתובת "מחק כפילויות" תוצג;
   • בצע את השלבים שציינו בשיטה הראשונה לאחר השימוש בסמל הנתון.

שים לב! לשיטה זו תכונה ייחודית - בזכותה ניתן יהיה לעבוד עם טבלאות בטווחים שונים ללא הגבלה. כל אזור שנבחר במהלך העבודה עם Excel ינותח בקפידה עבור כפילויות.

שיטה 3: שימוש במסנן

כעת נשים לב לשיטה מיוחדת המאפשרת לך לא להסיר כפילויות מהשולחן, אלא פשוט להסתיר אותם. למעשה, שיטה זו מאפשרת לך לעצב את הטבלה בצורה כזו ששום דבר לא יפריע לך בהמשך העבודה עם הטבלה וניתן לקבל חזותית רק מידע רלוונטי ושימושי. כדי ליישם את זה, אתה רק צריך לבצע את השלבים הבאים:

1. הצעד הראשון הוא לבחור את כל הטבלה שבה אתה הולך לבצע מניפולציות כדי להסיר כפילויות.
2. כעת עבור לקטע "נתונים" ועבור מיד לסעיף המשנה "מסנן".

3. סימן מובהק לכך שהפילטר הופעל הוא הימצאות חיצים מיוחדים בכותרת הטבלה, ולאחר מכן יספיק לך להשתמש בהם ולציין מידע לגבי כפילויות (למשל מילה או ייעוד בחיפוש) .

כך, אתה יכול לסנן מיד את כל הכפילויות ולבצע איתם מניפולציות נוספות.

מסנן מתקדם למציאת כפילויות באקסל

ישנה דרך נוספת להשתמש במסננים באקסל, לשם כך תצטרך:

1. בצע את כל השלבים של השיטה הקודמת.
2. בחלון ערכת הכלים, השתמש בסמל "מתקדם", הממוקם ליד אותו מסנן.

3. לאחר השימוש בסמל זה, אתה רק צריך לשים לב לחלון ההגדרות המתקדמות. ערכת כלים מתקדמת זו תאפשר לך להכיר את המידע הראשוני:
   • ראשית, עליך לבדוק את הטווח שצוין של הטבלה כך שיתאים למה שציינת;
   • הקפד לסמן את התיבה "רק רשומות ייחודיות";
   • ברגע שהכל מוכן, נשאר רק ללחוץ על כפתור "אישור".

4. לאחר שנמלאו כל ההמלצות, כל שעליכם לעשות הוא להציץ בטבלה ולוודא שכפולים אינם מוצגים יותר. זה יהיה גלוי מיד אם תסתכל על המידע בפינה השמאלית התחתונה, המשקף את מספר השורות המוצגות על המסך.

חשוב! אם אתה צריך להחזיר הכל לצורתו המקורית, אז זה פשוט ככל האפשר לעשות זאת. זה מספיק רק לבטל את המסנן על ידי ביצוע פעולות דומות שצוינו בהוראת השיטה.

שיטה 4: עיצוב מותנה

עיצוב מותנה הוא ערכת כלים מיוחדת המשמשת בפתרון בעיות רבות. אתה יכול להשתמש בכלי זה כדי למצוא ולהסיר כפילויות בטבלה. כדי לעשות זאת, תצטרך לבצע את הפעולות הבאות:

1. כמו קודם, תחילה תצטרך לבחור את התאים של הטבלה שאתה מתכנן לעצב.
2. כעת עליך לעבור ללשונית "בית" ולמצוא את הסמל המיוחד "עיצוב מותנה", שנמצא בסעיף המשנה "סגנונות".

3. לאחר השלמת השלבים, תהיה לך גישה לחלון שנקרא "כללי בחירת תאים", ולאחר מכן עליך לבחור בפריט "שכפל ערכים".

4. הקפד לשים לב להגדרות העיצוב, יש להשאיר אותן ללא שינוי. הדבר היחיד שניתן לשנות הוא קידוד הצבע בהתאם להעדפותיך. ברגע שהכל מוכן, אתה יכול ללחוץ על "אישור".

5. הודות לפעולות כאלה, אתה יכול להדגיש את כל הכפילויות בצבע אחר ולהתחיל לעבוד איתם בעתיד.

שימו לב! החיסרון העיקרי של שיטה זו הוא שבשימוש בפונקציה כזו, כל אותם ערכים מסומנים לחלוטין, ולא רק האפשרויות שבהן המחרוזת כולה תואמת. כדאי לזכור את הניואנס הזה כדי למנוע בעיות בתפיסה חזותית ולהבין בדיוק איך לפעול ולמה לשים לב.

שיטה 5: נוסחה להסרת שורות כפולות

שיטה זו היא הקשה מכל הרשומות, שכן היא מיועדת אך ורק לאותם משתמשים שמבינים את הפונקציות והתכונות של תוכנית זו. אחרי הכל, השיטה כוללת שימוש בנוסחה מורכבת. זה נראה כמו זה: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). עכשיו אתה צריך להחליט איך בדיוק להשתמש בו והיכן ליישם אותו:

1. הצעד הראשון הוא הוספת עמודה חדשה שתוקדש אך ורק לשכפולים.

2. Выделите верхнюю ячейку и введите в нее FORMулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. כעת בחר את העמודה כולה עבור כפילויות מבלי לגעת בכותרת.

• שים את הסמן בסוף הנוסחה, רק היזהר עם פריט זה, מכיוון שהנוסחה לא תמיד נראית בבירור בתא, עדיף להשתמש בסרגל החיפוש העליון ולהסתכל היטב על מיקום הסמן הנכון.
• לאחר הגדרת הסמן, עליך ללחוץ על כפתור F2 במקלדת.
• לאחר מכן, עליך ללחוץ על צירוף המקשים "Ctrl + Shift + Enter".

4. הודות לפעולות שבוצעו, ניתן יהיה למלא נכון את הנוסחה במידע הדרוש מהטבלה.

מציאת התאמות עם הפקודה Find

כעת כדאי לשקול אפשרות מעניינת נוספת למציאת כפילויות. במיוחד עבור שיטה כזו, תזדקק לנוסחה נוספת שנראית כך: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

מידע נוסף! בנוסחה זו, A2 פירושו הסימן של התא הראשון מהאזור שבו אתה מתכנן לחפש. ברגע שהנוסחה מוזנת לתא הראשון, ניתן לגרור את הערך ולקבל את המידע הדרוש. הודות לפעולות כאלה, ניתן יהיה להפיץ מידע ל"TRUE" ו-"FALSE". ואם אתם צריכים לחפש באזור מוגבל, אז סמנו את טווח החיפוש והקפידו לאבטח את הייעודים הללו בסימן $, שיאשר את ההתחייבות ויהפוך אותה לבסיס.

אם אינך מרוצה מהמידע בצורה של "TRUE" או "FALSE", אז אנו מציעים להשתמש בנוסחה הבאה, המבנה את המידע: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;"Duplicate";"Unique"). ביצוע נכון של כל הפעולות יאפשר לכם לקבל את כל הפעולות הנדרשות ולהתמודד במהירות עם המידע הכפול הקיים.

כיצד להשתמש בטבלת ציר כדי למצוא כפילויות

שיטה נוספת לשימוש בפונקציות של Excel כדי למצוא כפילויות היא PivotTable. נכון, כדי להשתמש בו, אתה עדיין צריך הבנה בסיסית של כל הפונקציות של התוכנית. באשר לפעולות העיקריות, הן נראות כך:

1. השלב הראשון הוא יצירת פריסת טבלה.
2. עליך להשתמש באותו שדה כמו מידע עבור מחרוזות וערכים.
3. מילות ההתאמה שנבחרו יהפכו לבסיס לספירה אוטומטית של כפילויות. רק אל תשכח שהבסיס של פונקציית הספירה הוא הפקודה "COUNT". להבנה נוספת, זכור שכל הערכים העולים על הערך של 1 יהיו כפילויות.

שימו לב לצילום המסך, המציג דוגמה לשיטה כזו.

נקודת ההבחנה העיקרית של שיטה זו היא היעדר נוסחאות כלשהן. ניתן לאמץ אותו בבטחה, אך ראשית עליך ללמוד את התכונות והניואנסים של שימוש בטבלת ציר.

סיכום

כעת יש לכם את כל המידע הדרוש לגבי שיטות השימוש בחיפוש והסרה של כפילויות, ויש לכם גם המלצות וטיפים שיעזרו לכם לפתור את הבעיה במהירות.