תוכן
עכשיו עידן המידע. כמות הנתונים שאנשים צריכים לעבד מדי יום הולכת וגדלה יותר ויותר. זה חל על כל תחומי החיים האפשריים, כולל עבודה. כעת יש יותר ויותר תחומי פעילות אנושיים בהם יש צורך חריף ביכולת לעבד במהירות כמויות גדולות של מידע.
אחת התכונות של Excel המאפשרות לך לעשות זאת היא קיבוץ. העובדה היא שמבנה מידע עוזר לעבוד לא עם כל הנתונים הזמינים, אלא רק עם חלקים קטנים. אם אורזים אותו סוג של מידע בבלוק אחד, אז זה קל יותר למחשב ולאדם עצמו. אין כמעט תחום שבו מבנה המידע לא יהיה מבוקש:
- עיבוד נתוני מכירות. מחסנים מקבלים באופן קבוע אצוות ענק של מגוון רחב של סחורות בעלות שונה, משקל, ספק, שם וכדומה. מבנה הנתונים מקל על הניווט בכל מערך המידע הזה.
- לימודים. איכות החינוך והחינוך העצמי קשורה קשר הדוק לאופן שבו המידע בנוי. לכן, אם תקבצו נכון נתונים מאותו סוג זה לצד זה, יהיה קל יותר לבצע לא רק משימות מעשיות הקשורות לסטטיסטיקה, למשל, אלא גם משימות תיאורטיות, ארגון שיעורי בית וכדומה.
- דו"ח חשבונאי. רואי חשבון נאלצים להתמודד באופן קבוע עם מספרים, שלכל אחד מהם יש קשרים עם מספרים אחרים. וכדי לעשות את זה נוח יותר לעבוד עם מספר רב של ערכים uXNUMXbuXNUMX הקשורים זה לזה ומידע מסוג אחר, זה מאוד נוח להשתמש בקיבוץ נתונים.
כמו כן, פונקציית קיבוץ הנתונים מאפשרת לך להסתיר מידע מיושן. בוא נראה איך זה עובד ואיך אתה יכול להשתמש בו.
כיצד להגדיר פרמטרים של פונקציה
כדי לעבוד עם קיבוץ נתונים, תחילה עליך להגדיר אותו. כדי לעשות זאת, עבור ללשונית "נתונים" ומצא שם את האפשרות "מבנה". לאחר מכן, יופיע פאנל מוקפץ בו תצטרך למצוא כפתור בפינה הימנית התחתונה.
לאחר מכן, יופיע חלון שבו עליך לבחור את תיבות הסימון המתאימות וללחוץ על מקש אישור. הגדרות אלו קובעות כיצד יוצגו הנתונים.
חשוב: בפועל, לאנשים רבים זה די לא נוח להציג סכומים מתחת לנתונים. לכן, אתה יכול להשאיר את התיבה הזו לא מסומנת. כמו כן, מומלץ לסמן את התיבה "סגנונות אוטומטיים".
לאחר השלמת שלבים אלה, תוכל להתחיל מיד לקבץ מידע.
כיצד לקבץ נתונים לפי שורות
עכשיו בואו נבין מה צריך לעשות כדי לקבץ שורות, בפועל.
- צור שורה חדשה מעל או מתחת לאלה שאנו רוצים לקבץ. הכל תלוי באיזו שיטת הצגת התוצאות נבחרה בשלב הקודם.
- השלב הבא הוא יצירת כותרת טבלה בתא השמאלי העליון של השורה שנוספה. זה יהיה שם הקבוצה שלתוכה ישולבו תאים הנפוצים על בסיס מסוים.
- בחר את כל התאים באזור שמתחת לשורה החדשה שנוצרה או מעליה (בהתאם למה שעשינו בשלב הראשון). לאחר מכן, אנו מחפשים את כפתור "מבנה" בלשונית הנתונים ושם אנו מוצאים את האפשרות "קבוצה". חשוב לא ללחוץ על החץ או על שם הפקודה בחלונית המוקפצת, אלא על האייקון.
אם בכל זאת תלחץ על החץ למטה, יופיע תפריט נוסף בו תוכל לבחור את פונקציית הקיבוץ או ליצור מבנה. אנחנו מעוניינים בעיקר בקיבוץ בשלב זה.
לאחר מכן, אנו בוחרים את התכונה העיקרית שבאמצעותה יתבצע הקיבוץ. זה יכול להיות שורות או עמודות. אם לא תשנה דבר, הפריט הראשון נבחר כברירת מחדל. לאחר שווידאנו שההגדרות מוגדרות כפי שאנו צריכים, עלינו לאשר את הפעולות שלנו על ידי לחיצה על כפתור האישור. מכיוון שאנחנו מקבצים לפי שורה, אנחנו לא צריכים לשנות כלום, אנחנו רק צריכים לבדוק שוב.
חשוב: אם לפני שתתחיל לקבץ אובייקטים, אתה בוחר לא תא, אלא עמודות או שורות שלמות בחלונית הקואורדינטות, תיבת הדו-שיח הזו לא תופיע. התוכנית תבין מה לעשות בעצמה.
את העובדה שהקווים קובצו, נוכל להבין לפי סימן המינוס בלוח הקואורדינטות. זה אומר לנו שהנתונים נחשפו. כעת נוכל להסתיר אותם על ידי לחיצה על סמל זה או על ידי לחיצה על כפתור 1 מעט גבוה יותר (זה מציין את מידת הקיבוץ).
אנו רואים שהקווים מוסתרים, וסימן המינוס השתנה לפלוס. כדי לפתוח את השורה הרצויה, אתה יכול ללחוץ עליה, ואז התוכנית תעשה זאת בעצמה. אם אתה צריך להרחיב את כל השורות, עליך ללחוץ על כפתור "2", הממוקם בחלק העליון של לוח הקואורדינטות במקרה זה.
כיצד לקבץ עמודות
כדי לקבץ עמודות, אלגוריתם הפעולות זהה בערך:
- בהתאם לאפשרויות שבחרנו בהגדרות, עלינו להכניס עמודה חדשה משמאל או מימין לאזור שיקובץ.
- אנו רושמים את שם הקבוצה בתא העליון של העמודה שהופיעה.
- אנו בוחרים את כל העמודות שאנו צריכים לקבץ (פשוט משאירים את זו שהוספנו בשלב הראשון), ולאחר מכן נלחץ על כפתור "קבוצה" באותו אופן כמו האלגוריתם שתואר לעיל.
- כעת עלינו ללחוץ על הפריט "עמודות" בחלון הקטן וללחוץ על כפתור "אישור".
- בהצלחה.
הערות. בדיוק כמו בקיבוץ שורות, אם נבחר עמודות שלמות בסרגל הקואורדינטות האופקי, לא נקבל תיבת דו-שיח קטנה.
איך לעשות קיבוץ רב-שכבתי
אקסל היא תוכנה פונקציונלית, אך האפשרויות שלה אינן מסתיימות בקיבוץ ברמה אחת, כפי שמתואר בדוגמאות לעיל. ישנה גם יכולת לקבץ תאים לפי מספר רמות. זה נעשה בדרך הבאה:
- ראשית, הקבוצה הראשית נוצרת באופן שתואר לעיל. לאחר מכן יתווספו אליו תת-קבוצות.
- לאחר מכן, אנו מוודאים שהקבוצה הראשית תיפתח. בו אנו מבצעים גם את הפעולות שתוארו לעיל. השלבים הספציפיים תלויים אם האדם עובד עם שורות או עמודות.
- כתוצאה מכך, ניתן ליצור קבוצות של מספר רמות.
הוראות לביטול קיבוץ נתונים
עלול להיווצר מצב שבו אין עוד צורך בקבוצה או תת-קבוצה שנוצרה בעבר. יש פונקציה נפרדת לכך - "בטל קבוצה". כדי ליישם אותו, עליך לבצע את השלבים הבאים:
- בחר את האלמנטים שהם חלק מהקבוצה.
- פתח את הכרטיסייה "נתונים".
- אנו מוצאים שם את קבוצת "מבנה", פותחים אותה עם החץ למטה.
- שם, לחץ על כפתור "בטל קבוצה". חשוב מאוד ללחוץ על האייקון, לא על הכיתוב.
לאחר מכן, אנחנו בוחרים מה בדיוק אנחנו רוצים לבטל את הקיבוץ. אנו בוחרים את הפריט המתאים בהתאם למה שקיבצנו בעבר. לאחר השלמת הפעולה, לחץ על כפתור אישור.
שימו לב! אם לפני כן בוצעה קיבוץ רב-שכבתי או נוצרו מספר קבוצות שונות, יש לתקן אותן בנפרד.
גם כאן אנו מקבלים תוצאה כזו. 
זהו אלגוריתם כללי לביטול קיבוץ תאים, אך כמו בכל עסק, ישנם ניואנסים רבים. בואו נסתכל עליהם ביתר פירוט.
כיצד לבטל קיבוץ גיליונות
ייתכן שיהיה צורך לבטל את קיבוץ הדפים מעת לעת. לשם כך, עליך לבצע את רצף הפעולות הבא:
- מלכתחילה, אנו מוצאים את אותם גיליונות שקובצו. אם הגיליונות קובצו מראש, הם יוצגו באותו צבע או שהכותרת תהיה מודגשת.
- לאחר מכן, עליך ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אחד הגיליונות מהקבוצה, ולאחר מכן ללחוץ על כפתור "בטל קבוצה של גיליונות" בתפריט ההקשר. כעת הם יבוטלו, וכל השינויים ייעשו בהם ללא תלות באחרים.
דרך נוספת לבטל את קיבוץ הגיליונות היא באמצעות מקש Shift ולאחר מכן לחיצה על הגיליון הפעיל בקבוצה שברצונך לבטל. כלומר, צריך להגדיר את הקבוצה שנדרשת ביטול הקיבוץ שלה, ואז ללחוץ על אחת מהכרטיסיות, ואז ללחוץ עליה תוך כדי לחיצה על מקש Shift.
לאחר ביצוע השינויים, כעת תוכל לקבץ חלק מהגליונות. לשם כך, הקש על מקש Ctrl או Cmd (הראשון מיועד למחשבים שבהם פועל Windows, והשני מיועד לטכנולוגיית אפל), ותוך כדי לחיצה על הכפתור, לחץ לסירוגין על הגיליונות שברצונך לשלב לקבוצה. לאחר מכן, התוכנית תעשה הכל עבור המשתמש.
כיצד לבטל קיבוץ נתונים מקובצים באופן ידני
לפני ביטול קיבוץ תאים, תחילה עליך להבין כיצד הם קובצו: באופן ידני או אוטומטי. קיבוץ ידני נחשב לשיטה שתוארה לעיל. יצירה אוטומטית של קבוצות היא כאשר הן נוצרות באמצעות פונקציות מסוימות. לדוגמה, לאחר הפקת סיכומי ביניים. ניתן להבין את העובדה שניצלה הזדמנות זו מהשורה "תוצאות ביניים".
אם הנתונים קובצו באמצעות הפונקציה בעלת אותו שם Excel, ואז כדי לפרק אותו, עליך לוודא שהקבוצה פרוסה. אם לא, אז אתה צריך ללחוץ על כפתור + בסרגל הצד בצד שמאל. את העובדה שהקבוצה פרוסה, אנחנו יכולים לשפוט לפי הכפתור - באותו מקום. כאשר אנו מרחיבים קבוצה, אנו מתחילים לראות גם שורות נסתרות וגם קבוצות. לאחר מכן, באמצעות המקלדת או כפתור העכבר השמאלי, בחר את כל התאים בקבוצה, ולאחר מכן - לפי האלגוריתם שתואר לעיל.
מעטים יודעים שיש דרך אחרת לבטל קיבוץ תאים מקובצים באופן ידני - באמצעות מקשי קיצור.
כדי לעשות זאת, תחילה עליך לבחור את העמודות שקובצו, ולאחר מכן ללחוץ על מקשי Alt + Shift + חץ שמאלה. אם העבודה מתבצעת על מחשב הנשלט תחת Mac OS, עליך להשתמש בשילוב המקשים Command + Shift + J.
כיצד לבטל קיבוץ נתונים מקובצים באופן אוטומטי
אם כתוצאה מהבדיקה שבוצעה בפסקה הקודמת, התברר שהנתונים מקובצים באופן אוטומטי, אז הכל קצת יותר מסובך, שכן הפונקציה הרגילה של ביטול קבוצות לא תעבוד במקרה זה. הפעולות תלויות במה בדיוק ביצע את קיבוץ הנתונים. אם זו הפונקציה "סיכומי משנה", רצף הפעולות הוא כדלקמן:
- אנו פותחים את אותה כרטיסייה עם נתונים בלוח הראשי (או סרט, כפי שהוא נקרא גם לעתים קרובות).
- לאחר שנלחץ על כפתור "סיכומי משנה" (וזה בדיוק מה שאנחנו צריכים לעשות כשלב שני), יהיה לנו חלון. הכפתור עצמו ממוקם באותו קטע - מבנה. לאחר מכן, יופיע חלון שבו עלינו ללחוץ על כפתור "מחק הכל". ניתן למצוא אותו בפינה השמאלית התחתונה של החלון או במקום אחר (בהתאם לגרסת Office ולתוכנית הגיליון האלקטרוני הספציפית).
שימו לב! שיטה זו מסירה לא רק את הקבוצה, אלא גם סיכומי ביניים. לכן, אם אתה צריך לשמור אותם, עדיף להעתיק את רכיבי הקבוצה לגיליון אחר ולהשתמש בהם כבלתי מקובצים.
המלצה חזקה לכל פעולה עם טבלה לקיבוץ או ביטול קיבוץ נתונים. לפני שתעשה זאת, עליך ליצור עותק של הטבלה המקורית. במקרה זה, אתה יכול לשחזר את התצוגה המקורית של המסמך אם משהו לא הולך לפי התוכנית.
לפיכך, לאקסל יש פונקציונליות רחבה מאוד לבניית נתונים. כמובן, זה לא יוכל לעשות הכל עבור אדם, אבל זה מאפשר לך לארגן בצורה נוחה יותר עבודה עם נתונים מובנים. השאר יצטרך להיעשות על ידי האדם. עם זאת, זהו כלי מאוד פונקציונלי שיהיה מאוד שימושי עבור אלה שצריכים לעבוד עם כמויות אדירות של מידע מספרי וטקסטואלי.