תוכן
בבוקר צריך לכתוב רשימת משימות, לתעדף... וזה הכל, מובטח לנו יום מוצלח? למרבה הצער לא. הרי לא תמיד אנחנו מבינים איך להבחין בין עיקר למשניות, חשוב ודחוף. גם לנו יש קושי להתרכז. מאמן עסקי אומר איך לתקן את זה.
"לצערי, מצבים שבהם אני מצליח לשים את סדר העדיפויות שלי בראש הם הנורמה ולא היוצא מן הכלל. אני מנסה לתכנן את המשימות שלי להיום, תוך הדגשת העיקר, אבל בסופו של יום אני מרגישה מותשת לחלוטין כי דעתי מוסחת משיחות, תחלופה קטנה ופגישות. המשימות החשובות ביותר ממשיכות להידחות, והתוכניות הגרנדיוזיות לשנה נותרו כתובות על פיסות נייר. מה אתה יכול לעשות כדי לעזור לעצמך?» שואלת אולגה, בת 27.
אני נתקל לא פעם בבקשה דומה בהדרכות על אפקטיביות ניהולית. לקוחות מאמינים שהסיבה העיקרית לבעיה שלהם היא היעדר סדרי עדיפויות. אבל במציאות הם כן, פשוט אדם לא מאוד מרוכז בהם.
והשלב הראשון בפתרון בעיה זו הוא בחירת הכלי הנכון לעבודה על הריכוז שלך. זה צריך להתאים בדיוק למאפיינים האישיים שלך: עליך לקחת בחשבון את תנאי העבודה ומקום המגורים שלך.
כדי להתחיל, אתה יכול להשתמש במספר שיטות פופולריות שהוכרו זה מכבר כיעיל. אני מנסה להמליץ עליהם ללקוחות שאיתם אנחנו רק מתחילים לעבוד.
גישה ראשונה: הבן את קריטריוני ההערכה
ראשית, ענה על השאלה: באילו קריטריונים אתה משתמש כאשר אתה קובע סדר עדיפויות? התשובה הנפוצה ביותר היא קריטריון "דחיפות". בעזרתו, כל התיקים מסתדרים בשורה בהתאם לתאריך היעד. ורק לאחר מכן אנו בונים משימות חדשות לתוך "הקונסטרוקטור הווירטואלי" שנוצר, ומעבירים הרבה אחורה את אלה שניתן להשלים מאוחר יותר.
מהם החסרונות של גישה זו? רשימת סדר העדיפויות של היום צריכה לכלול לא רק את מה שיאבד רלוונטיות מחר, כלומר דחוף, אלא גם את מה שאנו מכנים באופן מופשט "חשוב". זה מה שמניע אותנו לקראת השגת המטרה, או מה שמסיר מכשולים רציניים בדרך אליה.
וכאן רבים טועים בהחלפת הקריטריונים. באופן לקוני, זה יכול להתבטא באופן הבא: "זה מאוד דחוף, כי זה מאוד חשוב!" "זה חשוב מאוד כי המועד האחרון הוא מחר!" אבל אם רשימת העדיפויות שלך לאותו היום אינה מכילה משימות המובילות להשגת יעדים משמעותיים עבורך, עליך לנתח היטב את רשימת המטלות שלך.
אתה צריך להחליט באילו קריטריונים אתה משתמש כדי לקבוע את ה"דחיפות" וה"חשיבות" של משימות והאם אתה מערבב את שני המושגים הללו.
גישה שניה: זיהוי שלוש קטגוריות של עדיפויות
כידוע, אופקי התכנון שונים. אם אנו שוקלים אופק תכנוני של יום אחד, אז עדיף להמשיך כדלקמן:
- הגדר עדיפות עליונה אחת להיום. זו המשימה עליה תבזבז את מירב זמנך ומרצך היום;
- זהה שלושה או ארבעה דברים שתשקיע בהם הכי פחות זמן ומאמץ היום. עדיף שתכתוב כמה זמן (חמש דקות, עשר דקות) אתה מתכנן להקדיש למקרה מסוים. זה יהפוך לרשימת "העדיפות האחרונה" שלך.
- לקטגוריה השלישית ייכנס מה שניתן לכנות "מקרים של העיקרון השיורי". הם יושלמו אם יישאר להם זמן פנוי. אבל אם הם יישארו לא ממומשים, זה לא ישפיע על שום דבר.
כאן אנו עומדים בפני השאלה: "איך לא לבזבז אנרגיה מקסימלית על "העדיפות האחרונה", לשים בצד באופן לא מודע את "העיקרי"? הגישה השלישית תעזור לענות עליה.
גישה שלישית: השתמש במצב זמן איטי
אנו מבלים את רוב זמן העבודה שלנו במצב "זמן מהיר". עלינו לקחת חלק בתהליכים שגרתיים ולעבד כמות עצומה של מידע.
"זמן איטי" הוא הדרך היעילה ביותר לעצור את השגרה "ריצה בגלגל". זוהי מבט מודע לתוך עצמך ונקודת המוצא למציאת תשובות לשאלות: "מה אני עושה? בשביל מה? מה אני לא עושה ולמה?
כדי שיטה זו תעבוד בצורה הטובה ביותר, פעל לפי שלושת ההנחיות הבאות:
- הכנס לשגרת היומיום שלך טקס מסוים. זו צריכה להיות פעילות חוזרת לאורך היום שתכניס אותך למצב "זמן איטי". זו יכולה להיות הפסקת תה, וכפיפות בטן רגילות. הטקס צריך להימשך לא יותר מ-5 דקות ולאפשר לך להיות לבד. וכמובן, להביא לך שמחה והנאה - אז לא תדחה את זה למחר.
- זכור ש"זמן איטי" הוא לא רק זמן ליהנות, אלא גם הזדמנות להגביר את שביעות הרצון שלך ממצב "זמן מהיר". ושאל את עצמך שלוש שאלות: "איזו תוצאה עלי להשיג היום?", "מהו הצעד הקטן הבא לקראת התוצאה הזו שאני צריך לעשות?", "מה מסיח את דעתי ממנה ואיך לא להסיח את דעתי?" שאלות אלו יעזרו לך לזכור את המטרות העיקריות שלך. ותכנון הצעדים הקטנים הבאים יהווה מניעה מצוינת של דחיינות.
- השתמש במצב זמן איטי פעמיים עד ארבע פעמים ביום. ככל שאתה מושפע לעתים קרובות יותר וחזק יותר מגורמים של העולם החיצון, אתה צריך לעבור למצב זה לעתים קרובות יותר. שלוש שאלות וכמה דקות למפגש יספיקו. הקריטריון העיקרי הוא שזה צריך לתת לך הנאה. אבל זכרו: להשתמש בטכניקה פחות מפעם אחת ביום זה לא לתרגל אותה בכלל.