כולנו צריכים לתקשר עם אחרים בענייני עבודה. כדי להגיע לתוצאה טובה, חשוב להיות מסוגל להעביר מידע נכון לעובדים, לנסח נכון בקשות, רצונות והערות. הנה מה לעשות ומה לא לעשות.
אולי אתה עצמך יותר מפעם אחת התחלת את בקשתך או המשימה שלך במילים "אני צריך אותך", במיוחד בשיחות עם כפיפים. למרבה הצער, זו לא הדרך הטובה ביותר להאציל אחריות ובאופן כללי לקיים אינטראקציה עם עמיתים. וזה למה.
זה מנתק את האפשרות למשוב הולם
לדברי הפסיכולוגית הארגונית לורה גלאגר, כאשר פונים לעמית או כפוף במילים "אני צריך אותך", אנחנו לא משאירים מקום לדיון בדיאלוג. אבל, אולי, בן השיח לא מסכים עם ההזמנה שלך. אולי אין לו זמן, או להיפך, יש לו מידע נרחב יותר ויודע לפתור את הבעיה בצורה יעילה יותר. אבל אנחנו פשוט לא נותנים לאדם הזדמנות לדבר (למרות שאנחנו כנראה עושים זאת באופן לא מודע).
במקום "אני צריך אותך", מייעץ גלאגר לפנות לעמית במילים: "הייתי רוצה שתעשה כך וכך. מה אתה חושב?" או "נתקלנו בבעיה הזו. יש לך אפשרויות איך לפתור את זה?". הדבר חשוב במיוחד במקרים בהם משוב מעובד משפיע על התוצאה הכוללת. אל תכפה את החלטתך על בן השיח, תחילה תן לו או לה לדבר.
זה לא נותן לעמית הזדמנות להרגיש חשוב.
"המשימה שאתה נותן לעובד לוקחת את הזמן והמשאבים שלו. זה בדרך כלל משפיע על איך יום העבודה של אדם יזרום", מסבירה לוריס בראון, מומחית לחינוך מבוגרים. "אבל כשמחלקים משימות לעמיתים, רבים בדרך כלל לא לוקחים בחשבון את סדרי העדיפויות שלהם וכיצד המשימה החדשה תשפיע על יישום כל השאר.
בנוסף, "אני צריך אותך" הוא תמיד בנו ובסדר העדיפויות שלנו. זה נשמע די חסר בושה וגס רוח. על מנת שהעובדים יענו על הצרכים שלכם, חשוב להניע אותם ולהראות להם כיצד השלמת המשימה תשפיע על התוצאות הכוללות”.
בנוסף, לרובנו יש צורך גבוה בתקשורת ובקשרים חברתיים, ואנשים בדרך כלל נהנים לעשות משהו שיועיל לכל הקבוצה החברתית שלהם. "הראה שהמשימה שלך חשובה לטובת הכלל, והאדם יעשה אותה ברצון רב יותר", מציין המומחה.
בכל מקרה, שים את עצמך במקום של הצד השני - האם יהיה לך רצון לעזור?
אם עמיתים מתעלמים מהבקשות שלך, חשבו על זה: אולי עשית משהו לא בסדר בעבר - למשל, ניצלת לרעה את זמנם או לא השתמשת כלל בתוצאות עבודתם.
כדי להימנע מכך, נסה תמיד לציין בבירור בשביל מה אתה צריך עזרה. לדוגמה: "מחר מחר בשעה 9:00 בבוקר יש לי מצגת במשרד של לקוח. אודה לכם אם תשלחו את הדו"ח מחר לפני השעה 17:00 כדי שאוכל לעבור עליו ולהוסיף נתונים עדכניים למצגת. מה דעתכם, זה יעבוד?
ואם תבחרו באפשרויות לניסוח הבקשה או ההוראה שלכם, בכל מקרה שימו את עצמכם במקום הצד השני - האם יהיה לכם רצון לעזור?