תוכן
ניהול זמן «עם העבודה שיש לי ואני לכוד בפגישה חסרת תועלת»
הכלכלן פילאר לורט מסביר ב"ישיבות של 30 דקות "כיצד לייעל את פגישות העבודה למקסימום
אם כאשר אתה מקבל הודעה על פגישה חדשה בעבודה אתה נוחר בחוסר זהירות והתפטרות, משהו לא בסדר. פגישות עבודה אלו צריכות להיות כלים לשיפור העבודה המקצועית שלנו, והרבה פעמים הן בסופו של דבר רק בזבוז זמן.
המצב הזה - הרבה יותר נפוץ ממה שזה נראה - היה מה שהניע את הכלכלן פילאר ללורט, המתמחה בעסקים וניתוח סיכונים, לכתיבה "פגישות של 30 דקות", ספר שבו, באמצעות הנחיות וייעוץ ברורים, הוא מציע דרך להגדיל את היעילות של פגישות אלה, ובכך להגשים את מטרתו.
שוחחנו עם המחברת וביקשנו ממנה את המפתחות להפסיק לבזבז זמן ולהפיק את המרב מהמפגשים שאנו נאלצים להגיע אליהם:
מדוע הארגון כל כך חשוב בעת תכנון פגישה?
אם אין לנו תכנון וארגון טובים, המטרות לא יהיו ברורות, לא הנקודות שיש לדון בהן, וגם לא הזמן הזמין ... לכן, אנו משך זמן לא מבוקר ולא נעמוד בציפיות המשתתפים. אנו עלולים להיות מתוסכלים וזה יהיה בזבוז זמן של כולם.
אילו השפעות שליליות יכולה להיות לפגישה המתוכננת בצורה גרועה ושהמטרה הרצויה בה לא מושגת?
בנוסף לעלות מבחינה כלכלית, השתתפות בפגישות מתוכננות בצורה גרועה ובהן לאחר 90, 60 או 30 דקות לא מתקבלת כל סיכום יוצרת תפיסה שלילית ומיואשת בקרב המשתתפים. ואם המצב הזה יימשך, קל שעם הזמן אנו נלחצים לחשוב "עם התפקיד שיש לי ואני צריך להשתתף בפגישה חסרת תועלת".
יש לזה גם השפעה שלילית על דעת המשתתפים כלפי המארגן, שברוב המקרים הוא בדרך כלל בוס.
מדוע 30 דקות הן הזמן האופטימלי למשך פגישה?
30 דקות הוא האתגר שאני מציב בספר על סמך הניסיון שלי בארגון פגישות שעובדות. בָּרוּר יש פגישות שיצטרכו יותר זמן, אחרים בהם ניתן לקחת את המטרה שלך אפילו בפחות, וכמובן שבמקרה כלשהו ניתן להחליף את 30 או אפילו 60 הדקות של הפגישה עצמה בשיחה או בדואר אלקטרוני, למשל.
כיצד עובדת דמותו של מקבל ההחלטות עליו אתה מדבר בספר?
כשאנחנו מדברים על משתתפי מפגש בן 30 דקות, זה חייב להיות ברור המספר האידיאלי לא יעלה על חמישה אנשים לכל היותר. והבחירה שלך צריכה להיות הנכונה. אנו יכולים להבחין בדמויות המנחה, הרכז, המזכיר (הם יכולים להיות אותו אדם) והמשתתפים. באופן עקרוני, קבלת החלטות בישיבה של 30 דקות ומקסימום חמישה אנשים הינה בהסכמה ואינה אמורה ליצור קונפליקט.
כיצד עלינו לארגן פגישה כדי להפוך אותה ליעילה ככל האפשר?
אנו יכולים לסכם בחמש נקודות כיצד לארגן את הפגישה כדלקמן. הראשון יהיה להגדיר את המטרה והתוצאה הרצויה של הפגישה. השני, לבחור את המשתתפים הנכונים. השלישי הוא לתכנן את הפגישה; בין היתר, ערכו את סדר היום, בחרו את המקום, זמן ההתחלה ומשך הזמן ושלחו אותו יחד עם מסמכי המפגש של המפגש למעוניינים בזמן מספיק כדי שיוכלו להכין אותו.
רביעית, עלינו לקחת בחשבון את תכנון מבנה של הפגישות, כלומר כללי ההפעלה וכמובן כיצד 30 הדקות שנמשכות הפגישה נבנות על פי תוכן. לבסוף, חשוב לבצע א מעקב אחר פגישות. ודא כי כל המשתתפים מודעים להסכמים שנערכו, ובמקרה שיש לבצע כל פעולת מעקב, מהן המשימות המוטלות על כל אחת וזמן הביצוע