שליחת ספר או גיליון במייל

אם לעתים קרובות אתה צריך לשלוח ספרים או גיליונות מסוימים בדואר אלקטרוני, אז היית צריך לשים לב שלא ניתן לקרוא להליך זה מהר. אם אתה עושה את זה "קלאסי", אז אתה צריך:

• פתח תוכנית דואר אלקטרוני (לדוגמה, Outlook)
• ליצור הודעה חדשה
• הקלד את הכתובת, הנושא והטקסט
• צרף קובץ להודעה (אל תשכח!)
• לחץ על הכפתור שילחו

למעשה, ניתן לשלוח דואר בקלות ישירות מאקסל בכמה דרכים שונות. ללכת…

שיטה 1: Embedded Send

אם עדיין יש לך את Excel 2003 הישן והטוב, אז הכל פשוט. פתחו את הספר/גיליון הרצוי ובחרו מהתפריט קובץ – שלח – הודעה (קובץ - שלח אל - נמען דואר). ייפתח חלון בו תוכל לבחור באחת משתי אפשרויות השליחה:

במקרה הראשון, הספר הנוכחי יתווסף להודעה כקובץ מצורף, במקרה השני, תוכן הגיליון הנוכחי יכנס ישירות לטקסט ההודעה כטבלת טקסט (ללא נוסחאות).

בנוסף, התפריט קובץ - שלח (קובץ - שלח אל) יש עוד כמה אפשרויות משלוח אקזוטיות:

• הודעה (לבדיקה) (נמען דואר לסקירה) – כל חוברת העבודה נשלחת ובמקביל מופעל עבורה מעקב אחר שינויים, כלומר מתחיל להיות קבוע בבירור – מי, מתי ובאילו תאים ביצע איזה שינויים. לאחר מכן תוכל להציג את השינויים שבוצעו בתפריט שירות – תיקונים – תיקוני הדגשה (כלים - עקוב אחר שינויים - הדגש שינויים) או בכרטיסייה סקירה - תיקונים (סקירה - עקוב אחר שינויים) זה ייראה כך:

  מסגרות צבעוניות מסמנות שינויים שבוצעו במסמך (לכל משתמש יש צבע שונה). כאשר אתה מרחף עם העכבר, חלון דמוי הערה קופץ עם תיאור מפורט של מי, מה ומתי השתנו בתא הזה. זה מאוד נוח לעיון במסמכים, כאשר, למשל, אתה עורך את הדוח של הכפופים לך או הבוס עורך את שלך.

• לאורך המסלול (נמען ניתוב) – ההודעה שבה יצורף הספר שלך תעבור בשרשרת של נמענים, שכל אחד מהם יעביר אותו הלאה באופן אוטומטי, כמו שרביט. אם תרצה, תוכל להגדיר את ההודעה שתחזור אליך בסוף השרשרת. אתה יכול להפעיל מעקב אחר שינויים כדי לראות את העריכות שנעשו על ידי כל אדם בשרשור.

באקסל 2007/2010 החדש, המצב מעט שונה. בגרסאות אלו, כדי לשלוח את הספר בדואר, עליך ללחוץ על הכפתור Office (כפתור משרד) או לשונית שלח (קוֹבֶץ) וצוות שילחו (לִשְׁלוֹחַ). לאחר מכן, מוצעת למשתמש קבוצה של אפשרויות שליחה:

שימו לב שבגירסאות חדשות, נעלמה היכולת לשלוח גיליון נפרד של חוברת העבודה שהוכנסה לגוף המכתב - כפי שהייתה ב-Excel 2003 ואילך. האפשרות היחידה שנותרה היא לשלוח את כל הקובץ. אבל הייתה הזדמנות שימושית לשלוח בפורמט ה-PDF הידוע וב-XPS הפחות מוכר (בדומה ל-PDF, אך לא מצריך קריאה של Acrobat Reader – הוא נפתח ישירות ב-Internet Explorer). ניתן לשלוף את הפקודה לשלוח ספר לסקירה כלחצן נוסף בלוח הגישה המהירה באמצעות קובץ – אפשרויות – סרגל כלים גישה מהירה – כל הפקודות – שלח לסקירה (קובץ - אפשרויות - סרגל כלים גישה מהירה - כל הפקודות - שלח לסקירה).

שיטה 2. פקודות מאקרו פשוטות לשליחה

שליחת מאקרו היא הרבה יותר קלה. פתיחת עורך Visual Basic דרך התפריט שירות – מאקרו – עורך Visual Basic (כלים - מאקרו - עורך Visual Basic), הכנס את המודול החדש לתפריט הכנס - מודול והעתק לשם את הטקסט של שתי פקודות המאקרו האלה:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1"). העתק עם ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="תפוס את הקובץ" .Close SaveChanges:=False End With End Sub  

לאחר מכן, ניתן להפעיל את פקודות המאקרו שהועתקו בתפריט שירות – מאקרו – מאקרו (כלים - מאקרו - מאקרו). שלח חוברת עבודה שולח את כל הספר הנוכחי לכתובת שצוינה, ו שלח גיליון - גיליון1 כקובץ מצורף.

בעת הפעלת המאקרו, Excel יצור קשר עם Outlook, מה שיגרום להודעת האבטחה הבאה להופיע על המסך:

המתן עד הכפתור לפתור הופך לפעיל ולחץ עליו כדי לאשר את הגשתך. לאחר מכן, הודעות שנוצרו אוטומטית יוצבו בתיקייה יוצא ויישלח לנמענים בפעם הראשונה שתפעיל את Outlook או, אם הוא פועל, מיד.

שיטה 3. מאקרו אוניברסלי

ואם אתה רוצה לשלוח לא את הספר הנוכחי, אלא כל קובץ אחר? וגם את הטקסט של ההודעה יהיה נחמד להגדיר! פקודות המאקרו הקודמות לא יעזרו כאן, מכיוון שהן מוגבלות ביכולות של אקסל עצמו, אך ניתן ליצור מאקרו שינהל את אאוטלוק מאקסל – צור ומלא חלון הודעה חדש ושלח אותו. המאקרו נראה כך:

Sub SendMail() עמום OutApp כאובייקט עמום OutMail כאובייקט עמום תא כטווח Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'הפעל את Outlook במצב מוסתר OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'אם לא התחיל - יציאה Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'צור הודעה חדשה בשגיאה המשך הבא 'מלא את שדות ההודעה עם OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'שלח יכול להיות מוחלף בתצוגה כדי להציג את ההודעה לפני השליחה .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub  

הכתובת, הנושא, טקסט ההודעה והנתיב לקובץ המצורף חייבים להיות בתאים A1:A4 של הגיליון הנוכחי.

• דיוור קבוצתי מאקסל עם תוסף PLEX
• מאקרו לשליחת דואר מ-Excel דרך Lotus Notes מאת דניס ולנטין
• מהן פקודות מאקרו, היכן להכניס קוד מאקרו ב-Visual Basic
• יצירת מיילים עם פונקציית HYPERLINK