משתמשים שעובדים לעתים קרובות ב-Excel ומתחזקים את מסדי הנתונים שלהם עם תוכנית זו כנראה צריכים לעתים קרובות לבחור ערך תא מרשימה מוגדרת מראש.
לדוגמה, יש לנו רשימה של שמות מוצרים, והמשימה שלנו היא למלא כל תא של עמודה מסוימת בטבלה באמצעות רשימה זו. כדי לעשות זאת, עליך ליצור רשימה של כל הפריטים, ולאחר מכן ליישם את היכולת לבחור אותם בתאים הרצויים. פתרון זה ימנע את הצורך לכתוב (להעתיק) את אותו השם באופן ידני פעמים רבות, וגם יחסוך מכם שגיאות הקלדה ושגיאות אפשריות אחרות, במיוחד כשמדובר בטבלאות גדולות.
ישנן מספר דרכים ליישם את מה שנקרא הרשימה הנפתחת, אותה נשקול להלן.