הגנת נתונים ב- Microsoft Excel

Microsoft Excel מספקת למשתמש מספר רמות הגנה, על תנאי, מהגנה פשוטה על תאים בודדים ועד להצפנה של הקובץ כולו באמצעות צפנים של אלגוריתמי קריפטו ממשפחת RC4. בואו נעבור עליהם אחד אחד...

רמה 0. הגנה מפני הזנת נתונים שגויים לתא

הדרך הקלה ביותר. מאפשר לך לבדוק מה בדיוק המשתמש מזין בתאים מסוימים ואינו מאפשר לך להזין נתונים לא חוקיים (לדוגמה, מחיר שלילי או מספר חלקי של אנשים או תאריך מהפכת אוקטובר במקום תאריך סיום ה- חוזה וכו') כדי להגדיר בדיקת קלט כזו, עליך לבחור את התאים ולבחור כרטיסייה נתונים (תַאֲרִיך) לַחְצָן אימות מידע (אימות מידע). ב-Excel 2003 ומעלה, ניתן לעשות זאת באמצעות התפריט אימות מידע (אימות מידע)… בכרטיסייה פרמטרים מהרשימה הנפתחת, אתה יכול לבחור את סוג הנתונים המותר לקלט:

הלשוניות הסמוכות של חלון זה מאפשרות (אם תרצה) להגדיר הודעות שיופיעו לפני הכניסה - לשונית הודעת קלט (הודעת קלט), ובמקרה של הזנת מידע שגוי – לשונית הודעת שגיאה (התראת שגיאה):

 רמה 1: הגנה על תאי גיליון מפני שינויים

אנו יכולים למנוע לחלוטין או סלקטיבית מהמשתמש לשנות את תוכן התאים של כל גיליון נתון. כדי להתקין הגנה כזו, פעל לפי אלגוריתם פשוט:

1. בחר את התאים ש לא צריך להגן (אם יש), לחץ לחיצה ימנית עליהם ובחר את הפקודה מתפריט ההקשר פורמט תא (עיצוב תאים)… בכרטיסייה הֲגָנָה (הֲגָנָה) בטל את הסימון בתיבה תא מוגן (נָעוּל). כל התאים שעבורם תיבת סימון זו נשארת מסומנת יהיו מוגנים כאשר הגנת גיליון מופעלת. כל התאים שבהם תבטל את הסימון של הדגל הזה יהיו ניתנים לעריכה למרות ההגנה. כדי לראות חזותית אילו תאים יהיו מוגנים ואילו לא, אתה יכול להשתמש במאקרו זה.
2. כדי לאפשר הגנה על הגיליון הנוכחי ב-Excel 2003 ומעלה - בחר מהתפריט שירות – הגנה – סדין הגנה (כלים - הגנה - הגנה על גליון עבודה), או ב-Excel 2007 ואילך, לחץ על להגן על גיליון (גיליון הגנה) כרטיסייה סוקר (סקירה). בתיבת הדו-שיח שנפתחת, תוכל להגדיר סיסמה (תהיה צורך בה כדי שאף אחד לא יוכל להסיר את ההגנה) ובאמצעות רשימת תיבות הסימון, להגדיר, אם תרצה, חריגים:

כלומר, אם אנחנו רוצים להשאיר למשתמש את היכולת, למשל, לעצב תאים מוגנים ולא מוגנים, יש לסמן את שלושת התיבות הראשונות. אתה יכול גם לאפשר למשתמשים להשתמש במיון, מסנן אוטומטי וכלי טבלה נוחים אחרים.

רמה 2. הגנה סלקטיבית של טווחים עבור משתמשים שונים

אם מניחים שמספר משתמשים יעבדו עם הקובץ, ולכל אחד מהם יש גישה לאזור הגיליון שלו, אז אתה יכול להגדיר הגנה על גיליון עם סיסמאות שונות לטווחים שונים של תאים.

כדי לעשות זאת, בחר בכרטיסייה סוקר (סקירה) לַחְצָן אפשר לשנות טווחים (אפשר למשתמשים לערוך טווחים). ב-Excel 2003 ואילך, יש פקודת תפריט עבור זה שירות - הגנה - אפשר לשנות טווחים (כלים - הגנה - אפשר למשתמשים לשנות טווחים):

בחלון שמופיע, לחץ על הכפתור צור (חדש) והזן את שם הטווח, את הכתובות של התאים הכלולים בטווח זה ואת הסיסמה לגישה לטווח זה:

חזור על שלבים אלה עבור כל אחד מטווחי המשתמשים השונים עד שכולם יופיעו ברשימה. עכשיו אתה יכול ללחוץ על הכפתור להגן על גיליון (ראה פסקה קודמת) ולאפשר הגנה על הגיליון כולו.

כעת, כאשר תנסה לגשת לכל אחד מהטווחים המוגנים מהרשימה, אקסל ידרוש סיסמה לטווח המסוים הזה, כלומר כל משתמש יעבוד "בגינה שלו".

רמה 3. הגנה על דפי הספר

אם אתה צריך להגן על עצמך מפני:

• מחיקה, שינוי שם, הזזת גיליונות בחוברת עבודה
• שינויים באזורים מוצמדים ("כותרות" וכו')
• שינויים לא רצויים במבנה (מכווץ שורות/עמודות באמצעות לחצני הקיבוץ הפלוס/מינוס)
• היכולת למזער/להזיז/לשנות את גודל חלון חוברת העבודה בתוך חלון Excel

אז אתה צריך להגן על כל גיליונות הספר, באמצעות הכפתור הגן על הספר (הגן על חוברת עבודה) כרטיסייה סוקר (סקירה) או - בגרסאות ישנות יותר של Excel - דרך התפריט שירות – הגנה – ספר הגנה (כלים - הגנה - הגנה על חוברת עבודה):

רמה 4. הצפנת קבצים

במידת הצורך, Excel מספק את היכולת להצפין את כל קובץ חוברת העבודה באמצעות מספר אלגוריתמי הצפנה שונים של משפחת RC4. הגנה זו היא הקלה ביותר להגדרה בעת שמירת חוברת עבודה, כלומר נבחרות צוותים קובץ - שמור בשם (קובץ - שמור בשם), ולאחר מכן בחלון השמירה, מצא והרחיב את הרשימה הנפתחת שירות - אפשרויות כלליות (כלים - אפשרויות כלליות). בחלון שיופיע נוכל להזין שתי סיסמאות שונות - לפתיחת הקובץ (לקריאה בלבד) ולשינוי:

• כיצד להגדיר/לבטל את ההגנה על כל גיליונות הספר בבת אחת (תוסף PLEX)
• הדגש תאים לא מוגנים עם צבע
• הגנה נכונה על גיליונות על ידי מאקרו