איחוד נתונים באקסל – איך לבצע, ומהן הדרישות לטבלאות

איחוד נתונים הוא תכונה באקסל, שבזכותה יש למשתמשים הזדמנות לשלב נתונים ממספר טבלאות לאחת, כמו גם לשלב גיליונות שנמצאים באותו או בקבצים שונים לאחד.

דרישות רשמיות לטבלאות הנחוצות להשלמת האיחוד

האפשרות שנקראת "איחוד" לא תעבוד אם הטבלאות לא עומדות בדרישות. כדי להשלים בהצלחה את הליך מיזוג הנתונים, עליך:

• בדוק בטבלה שורות/עמודות ריקות ומחק אותן אם קיימות;
• השתמש באותן תבניות;
• עקוב אחר שמות העמודות, הם לא צריכים להיות שונים.

שיטות איחוד בסיסיות באקסל

כאשר מחברים נתונים מדוחות, טבלאות, טווחים שונים מאותו סוג לקובץ אחד משותף, ניתן להשתמש במספר שיטות שונות. שתי השיטות העיקריות לסיכום נתונים יידונו להלן: לפי תפקיד ולפי קטגוריה.

• בגרסה הראשונה, הנתונים באזורים המקוריים נמצאים באותו סדר שבו מוחלות תוויות זהות. רול לפי עמדה לשילוב נתונים מ-3-4 גיליונות המבוססים על אותה תבנית, למשל דוחות כספיים מתאימים לבדיקת שיטה זו.
• באפשרות השנייה: הנתונים הם בסדר אקראי, אך יש להם תוויות זהות. איחוד לפי קטגוריות כדי לשלב נתונים ממספר גליונות עבודה עם פריסות שונות אך תוויות נתונים זהות.

חשוב! לשיטה זו יש הרבה מן המשותף עם היווצרות של טבלת ציר. עם זאת, ניתן לארגן מחדש קטגוריות ב- PivotTable. 

• יש גם דרך שלישית לשלב נתונים - זו איחוד באמצעות נוסחאות. נכון, הוא משמש לעתים רחוקות בפועל, בשל העובדה שזה לוקח הרבה זמן מהמשתמש.

הוראות שלב אחר שלב לביצוע איחוד באקסל

לאחר מכן, נשקול את הדרך הקלה והמהירה ביותר לאיחוד.

אז איך להצטרף למספר טבלאות:

1. ראשית עליך ליצור גיליון חדש, ולאחר מכן התוכנה תוסיף אותו אוטומטית בצד ימין. במידת הצורך, ניתן לגרור את הגיליון למיקום אחר (לדוגמה, לסוף הרשימה) באמצעות לחצן העכבר השמאלי.
2. הגיליון שנוסף, עמוד בתא איתו אתה הולך לעבוד. לאחר מכן עבור ללשונית "נתונים", מצא את הקטע "עבודה עם נתונים", לחץ על הפריט שנקרא "איחוד".
3. חלון הגדרות קטן יופיע על הצג.
4. לאחר מכן, תצטרך לבחור את הפונקציה המתאימה לשילוב הנתונים.
5. לאחר בחירת פונקציה, עבור לשדה "קישור" על ידי לחיצה בתוכו. כאן תצטרך לבחור טווח של תאים אחד אחד. כדי לעשות זאת, תחילה עבור אל הסדין עם הצלחת הראשונה.
6. לאחר מכן בחר את הצלחת יחד עם הכותרת. ודא שהכל נעשה כהלכה, ולאחר מכן לחץ על הסמל "הוסף". אגב, אתה יכול לעדכן / לשנות את הקואורדינטות בעצמך באמצעות המקלדת, אבל זה לא נוח.
7. כדי לבחור טווח ממסמך חדש, פתח אותו תחילה ב- Excel. לאחר מכן, התחל את תהליך המיזוג בספר הראשון ועבור לספר השני, בחר את הגיליון המתאים בו ולאחר מכן בחר חלק מסוים מהתאים.
8. כתוצאה מכך, הערך הראשון יווצר ב"רשימת הטווחים".
9. חזור לשדה "קישור", הסר את כל המידע שהוא מכיל, ואז הוסף את הקואורדינטות של הלוחות הנותרים לרשימת הטווחים.
10. סמן את התיבות לצד הפונקציות הבאות: "תוויות בשורה העליונה", "ערכי עמודה שמאל", "צור קישורים לנתוני מקור".
11. לאחר מכן לחץ על "אישור".
12. Excel יבצע את ההליך ויצור מסמך חדש לפי הפרמטרים שנקבעו והפונקציות שנבחרו.

בדוגמה, הקישור נבחר, כך שהפלט מקובץ כדי לעזור להראות/להסתיר את הפרטים.

מידע נוסף על שימוש בטווחים, הוספה והסרה של קישורים

• כדי להשתמש בטווח החדש לאיחוד נתונים, תצטרך לבחור באפשרות "איחוד", ללחוץ על השדה "קישור" ולבחור את הטווח או להוסיף קישור. לאחר לחיצה על כפתור "הוסף", הקישור יופיע ברשימת הטווחים.
• כדי להסיר קישור, בחר אותו ולחץ על "הסר".
• כדי לשנות את הקישור, בחר אותו ברשימת הטווחים. הוא יופיע בשדה "קישור", שם ניתן לעדכן אותו. לאחר ביצוע המניפולציות, לחץ על כפתור "הוסף". לאחר מכן הסר את הגרסה הישנה של הקישור שהשתנה.

איחוד נתונים מסייע לשלב את המידע הדרוש הקיים לא רק בטבלאות ובגליונות שונים, אלא גם בקבצים אחרים (ספרים). הליך הערבוב אינו לוקח זמן רב וקל להתחיל באמצעות הוראות שלב אחר שלב.