מרשימת נתונים בצע השלמה אוטומטית באקסל

לעתים קרובות, משתמש Excel מתמודד עם הצורך למלא תאים בנתונים מסודרים ברצף לוגי מסוים. או, למשל, לעשות תחזית מה יהיה הערך של אינדיקטור מסוים לפי רגע מסוים, אם המגמה הנוכחית תימשך. עכשיו אתה לא צריך לדעת עשרות נוסחאות בשביל כל זה. כמה לחיצות עכבר מספיקות, והבעיה נפתרה. הכל הודות להשלמה האוטומטית.

תכונה זו מדהימה בנוחות שלה. לדוגמה, הוא מאפשר לך לרשום במהירות חודשים קלנדריים או לגרום לכך שרק היום ה-15 והיום האחרון בכל חודש יוצגו (לדוגמה, בדוחות חשבונאיים). 

איך אתה יכול לנצל את התכונה הנהדרת הזו?

בפינה הימנית התחתונה יש ריבוע, על ידי גרירתו תוכלו להמשיך את סדרת הערכים שבה יש תבנית מסוימת. לדוגמה, אם היום הראשון הוא יום שני, אז על ידי ביצוע פעולה פשוטה זו, אתה יכול לשים ערכים בשורות הבאות: שלישי, רביעי, חמישי, שישי וכן הלאה.

אם יש קבוצה של ערכים בתא כמו 1,2,4, אז על ידי בחירה בכולם וגרירת התיבה למטה, אתה יכול להמשיך את סדרת המספרים עד 8, 16, 32 וכן הלאה. זה מאפשר לך להפחית משמעותית את עלויות הזמן.

באותו אופן נוצרת רשימה של שמות חודשים.

וכך נראה שימוש בהשלמה אוטומטית עבור התקדמות אריתמטית. בדוגמה שלנו, אנו משתמשים בשני תאים עם ערכים של 1,3, בהתאמה, ולאחר מכן השלמה אוטומטית ממשיכה את סדרת המספרים. 

יתרה מכך, הקבלה תעבוד גם אם המספר נמצא בתוך הטקסט. לדוגמה, אם אתה כותב "רבעון" וגורר את התיבה למטה, אתה מקבל את הדבר הבא.

למעשה, אלו הם כל היסודות שאתה צריך לדעת. אבל אם אתה רוצה לשלוט במיומנויות של עבודה עם Excel בצורה מקצועית יותר, אתה יכול להכיר את עצמך עם כמה שבבים וטריקים.

שימוש ברשימת הנתונים של השלמה אוטומטית

כמובן, יצירת רשימה של חודשים או ימים בשבוע זה לא כל מה ש-Excel יכול לעשות. נניח שיש לנו רשימה של ערים שבהן החברה שלנו הקימה מרכזי שירות. ראשית עליך לרשום את הרשימה המלאה בפריט "שינוי רשימות", אליו ניתן לגשת דרך רצף התפריטים קובץ - אפשרויות - מתקדם - כללי - ערוך רשימות.

לאחר מכן, יופיע חלון עם רשימה של רשימות המובנות באקסל באופן אוטומטי. 

אין הרבה כאלה כאן. אבל אי הבנה זו ניתנת לתיקון בקלות. לשם כך, יש חלון ימני שבו נכתב רצף הערכים הנכון uXNUMXbuXNUMXbis. ההקלטה יכולה להתבצע בשתי דרכים, גם בפסיקים וגם בטור. אם יש הרבה נתונים, ניתן לייבא אותם. כך תוכלו לחסוך זמן רב.

מה צריך בשביל זה? ראשית עליך ליצור רשימה של ערים איפשהו במסמך, ולאחר מכן פשוט ליצור קישור אליה בשדה למטה.

הרשימה נוצרה כעת וניתן להשתמש בה למילוי כל שאר התאים.

בנוסף לרשימות בפורמט טקסט, אקסל מאפשרת ליצור רצפים מספריים, וכן רשימת תאריכים מסודרת לפי תבנית מסוימת. ממש בתחילת החומר הזה ניתנה אחת הדרכים להשתמש בו, אבל זו רמה פרימיטיבית. אתה יכול להשתמש בכלי זה בצורה גמישה יותר, כמו אס אמיתי.

ראשית, אנו בוחרים את ערכי הרצף הנדרשים (אחד או יותר) יחד עם החלק של הטווח שישמש עבור הרשימה. לאחר מכן, אנו מוצאים את כפתור "מילוי" בלוח העליון ובתפריט שמופיע, לחץ על כפתור "התקדמות".

לאחר מכן, מופיע חלון עם הגדרות.

בחלקו השמאלי ישנם כפתורי בחירה שבעזרתם ניתן להגדיר את מיקום הרצף העתידי: לפי שורות או עמודות. במקרה הראשון, הרשימה תרד, ובשנייה תרד ימינה. 

מיד מימין להגדרת המיקום יש חלונית שבה ניתן לבחור את סוג הרצף המספרי. ישנן מספר אפשרויות לבחירה:

1. חֶשְׁבּוֹן. הערך בכל תא הבא הוא מספר מסוים הגדול מהקודם. ערכו נקבע על פי התוכן של השדה "שלב".
2. גֵאוֹמֶטרִי. כל ערך עוקב גדול פי כמה מהקודם. כמה בדיוק תלוי באיזה שלב המשתמש ציין.
3. תאריכים. עם אפשרות זו, המשתמש יכול ליצור רצף של תאריכים. אם תבחר בסוג זה, יופעלו הגדרות נוספות עבור יחידת המידה. הם נלקחים בחשבון בעת ​​יצירת הרצף: יום, יום עבודה, חודש, שנה. לכן, אם תבחר בפריט "יום עבודה", סופי שבוע לא ייכללו ברשימה. 
4. השלמה אוטומטית. אפשרות זו דומה לגרירת הפינה הימנית התחתונה. במילים פשוטות, אקסל מחליט לבד האם צריך להמשיך את סדרת המספרים או שעדיף לעשות רשימה ארוכה יותר. אם תציין את הערכים 2 ו-4 מראש, הערכים הבאים יכללו את המספרים 6, 8 וכן הלאה. אם לפני כן תמלאו יותר תאים, אזי תשתמש בפונקציית "רגרסיה לינארית" (זו אפשרות מעניינת מאוד המאפשרת לבנות תחזית על סמך המגמה הקיימת).

בתחתית תיבת הדו-שיח הזו, כפי שאתה כבר יכול לראות, יש שתי אפשרויות: גודל הצעד, שנדון לעיל, וערך הגבול.

לאחר השלמת כל הפעולות, עליך ללחוץ על כפתור "אישור". באותו אופן, נוצרת רשימה של ימי עבודה לתקופה מסוימת (לדוגמה, עד 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). והמשתמש לא צריך לבצע מספר עצום של תנועות מיותרות!

זהו, ההתקנה הושלמה. עכשיו בואו נסתכל על כמה שיטות השלמה אוטומטית מקצועיות יותר.

שימוש בעכבר

זוהי הדרך הנוחה ביותר להשלמה אוטומטית, המאפשרת לך לבצע באלגנטיות אפילו את הפעולות המורכבות ביותר. ישנן שתי אפשרויות כיצד ניתן להשתמש בו: באמצעות לחצן העכבר השמאלי או הימני. לדוגמה, המשימה היא ליצור רשימה של מספרים מסודרים בסדר עולה, כאשר כל ערך הבא גדל באחד. בדרך כלל, לשם כך, נכנסת יחידה לתא הראשון, ו-deuce לתא השני, ולאחר מכן הם גוררים את התיבה בפינה הימנית התחתונה. אבל אפשר להשיג מטרה זו בשיטה אחרת - פשוט על ידי מילוי התא הראשון. אז אתה צריך לגרור אותו למטה מהפינה הימנית התחתונה. לאחר מכן יופיע כפתור בצורת ריבוע. עליך ללחוץ עליו ולבחור בפריט "מילוי".

אתה יכול גם להשתמש בפונקציה "מלא רק פורמטים", שבעזרתה אתה יכול להרחיב רק פורמטים של תאים.

אבל יש שיטה מהירה יותר: החזקת כפתור Ctrl תוך כדי גרירת התא במקביל.

נכון, זה מתאים רק לרצפי השלמה אוטומטית של מספרים. אם תנסה למשוך את הטריק הזה עם נתונים מסוג אחר, אז הערכים uXNUMXbuXNUMXb פשוט יועתקו לתאים הבאים.

יש דרך להאיץ את הקריאה של תפריט ההקשר. כדי לעשות זאת, גרור את התיבה על ידי החזקת לחצן העכבר הימני.

לאחר מכן תופיע קבוצה של פקודות. אז אתה יכול לקרוא תיבת דו-שיח עם הגדרות השלמה אוטומטית נוספות על ידי לחיצה על פריט התפריט "התקדמות". אבל יש מגבלה אחת. אורך הרצף המרבי במקרה זה יהיה מוגבל לתא האחרון.

על מנת שההשלמה האוטומטית תתבצע עד לערך הנדרש (מספר או תאריך ספציפי), עליך ללחוץ על לחצן העכבר הימני, לאחר שהפניית בעבר את הסמן לתיבה, ולגרור את הסמן כלפי מטה. לאחר מכן הסמן חוזר. והשלב האחרון הוא לשחרר את העכבר. כתוצאה מכך, יופיע תפריט הקשר עם הגדרות השלמה אוטומטית. בחר התקדמות. כאן, רק תא אחד נבחר, אז אתה צריך לציין את כל פרמטרי המילוי האוטומטי בהגדרות: כיוון, צעד, ערך הגבלה, וללחוץ על כפתור אישור.

פונקציית אקסל מעניינת במיוחד היא הקירוב הליניארי והמעריכי. זה מאפשר לבנות תחזית כיצד ישתנו הערכים, בהתבסס על הדפוס הקיים. ככלל, כדי ליצור תחזית, אתה צריך להשתמש בפונקציות מיוחדות של Excel או לבצע חישובים מורכבים, שבהם מוחלפים ערכי המשתנה הבלתי תלוי. הרבה יותר קל להדגים את הדוגמה הזו בפועל.

לדוגמה, יש דינמיקה של מחוון, שערכו עולה באותו מספר בכל תקופה. 

הרבה יותר קל להבין כיצד ערכים נחזים במגמה לינארית (כאשר כל אינדיקטור הבא עולה או יורד בערך מסוים). פונקציות אקסל סטנדרטיות מתאימות לכך, אך עדיף לצייר גרף המציג את קו המגמה, משוואת הפונקציה והערך הצפוי לבהירות רבה יותר.

כדי לגלות מה יהיה המחוון החזוי במונחים מספריים, בעת החישוב, עליך לקחת את משוואת הרגרסיה כבסיס (או להשתמש ישירות בנוסחאות המובנות באקסל). כתוצאה מכך, יהיו הרבה פעולות שלא כולם יכולים להבין מיד. 

אבל רגרסיה ליניארית מאפשרת לך לנטוש לחלוטין נוסחאות מורכבות ותכנון. פשוט השתמש בהשלמה אוטומטית. המשתמש לוקח מגוון נתונים שעל בסיסם מתבצעת תחזית. קבוצה זו של תאים נבחרה, ולאחר מכן לוחצים על לחצן העכבר הימני, שבו אתה צריך לגרור את הטווח לפי מספר התאים הנדרש (בהתאם למרחק של הנקודה בעתיד שעבורה מחושב הערך החזוי). יופיע תפריט הקשר, שבו עליך לבחור את הפריט "קירוב ליניארי". זהו, מתקבלת תחזית שאינה דורשת כישורים מתמטיים מיוחדים, תכנון או גזירת נוסחאות.

אם האינדיקטורים גדלים במהלך כל פרק זמן באחוז מסוים, אז אנחנו מדברים על צמיחה אקספוננציאלית. לדוגמה, חיזוי הדינמיקה של מגיפה או חיזוי הריבית על פיקדון בנקאי מבוסס בדיוק על דפוס כזה.

אין שיטה יעילה יותר לניבוי צמיחה אקספוננציאלית מזו שתיארנו.

שימוש בעכבר למילוי אוטומטי של תאריכים

לעתים קרובות יש צורך להגדיל את רשימת התאריכים הקיימת כבר. לשם כך, תאריך מסוים נלקח ונגרר בפינה הימנית התחתונה עם לחצן העכבר השמאלי. מופיע סמל מרובע, שבו ניתן לבחור את שיטת המילוי.

לדוגמה, אם רואה חשבון משתמש בגיליון אלקטרוני, האפשרות "ימי חול" תתאים לו. כמו כן, פריט זה יידרש לכל מומחים אחרים שצריכים לעשות תוכניות יומיות, למשל משאבי אנוש.

והנה עוד אפשרות, איך ליישם מילוי אוטומטי של תמרים עם העכבר. לדוגמה, חברה חייבת לשלם משכורות ב-15 וביום האחרון של החודש. לאחר מכן, עליך להזין שני תאריכים, למתוח אותם למטה ולבחור בשיטת המילוי "לפי חודשים". ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על לחצן העכבר השמאלי בריבוע בפינה הימנית התחתונה, או על ידי שימוש בכפתור הימני, ולאחר מכן קריאה אוטומטית לתפריט ההקשר.

חָשׁוּב! ה-15 נשאר, ללא קשר לחודש, והאחרון הוא אוטומטי.

בעזרת לחצן העכבר הימני ניתן להתאים את ההתקדמות. לדוגמה, ערכו רשימה של ימי עבודה השנה, שעדיין יהיו עד ה-31 בדצמבר. אם אתה משתמש במילוי אוטומטי עם לחצן העכבר הימני או דרך התפריט, אליו ניתן לגשת דרך הריבוע, אז יש אפשרות "מילוי מיידי". לראשונה, מפתחים סיפקו תכונה זו ב-Excel 2013. יש צורך למלא את התאים לפי תבנית מסוימת. זה יאפשר לך לחסוך הרבה זמן.

מסקנות

בעצם, זה הכל. השלמה אוטומטית היא תכונה שימושית מאוד שעוזרת לך להפוך זרימות עבודה רבות לאוטומטיות ולבצע תחזיות על סמך דפוסים. אין צורך בנוסחאות או חישובים נוספים. זה מספיק ללחוץ על כמה כפתורים, והתוצאות יופיעו כמו בקסם.