במרחק באוניברסיטה לפסיכולוגיה מעשית, אנו עובדים על שיטות שונות של ארגון עצמי ושיפור יעילות. כולל איך לתעדף נכון
למה לתעדף.
הסיבה הראשונה ברורה: לעשות קודם את הדברים החשובים ביותר. הסיבה השנייה פחות ברורה: כדי שבכל זמן נתון תדע בדיוק איזה עסק אתה עושה עכשיו. כדי שלא תהיה ברירה, כי זה ברגע הבחירה שמתחילות לזרוק, תירוצים, מחשבות כמו "כדאי לי להיכנס לשתות תה" וכדומה.
תפסיק עם לזרוק, קבע סדר עדיפויות.
אני רוצה לשתף אתכם בדרך של הכותב שלי לתעדוף, לא תקראו על השיטה הזו בשום מקום אחר. לדעתי זו הדרך היעילה ביותר לתעדוף, אבל יש לה חיסרון אחד. זה דורש ידע במתמטיקה גבוהה יותר לכיתה ב', או יותר נכון יכולת כפל וחילוק.
אז דמיינו את זה יש לך רשימת מטלות. הרשו לי לשרטט דוגמה:
- צלם סרטון עבור האתר
- הזמינו שולחן מחשב
- השב למיילים דחופים
- לפרק את הקופסה בארון
ובכן, זה בערך רשימה כזו נלקחה מהתקרה על ידי. לאחר מכן, נעריך את המשמעות של כל מקרה. המשמעות תהיה מורכבת משלושה פרמטרים:
- חשיבות כמה חשוב לעשות את זה? האם יקרה משהו נורא אם תחליט לא לעשות את זה בכלל? כמה תלוי ביישומו?
- דחיפות - כמה מהר צריך לעשות את זה? להפיל הכל ופשוט לעשות את זה? או אם אתה עושה את זה תוך שבוע, האם זה בעצם נורמלי?
- מוּרכָּבוּת - כמה זמן תארך העבודה הזו? האם אני צריך לנהל משא ומתן וליצור אינטראקציה עם אנשים אחרים כדי לעשות את זה? עד כמה זה פשוט מבחינה רגשית ומוסרית או להיפך, מורכב ולא נעים?
דרג את כל המקרים בשלושת הפרמטרים הללו בסולם מ-1 עד 10 לפי סדר חשיבות-דחיפות-קושי. בסופו של דבר, תקבל משהו כזה:
- צלם סרטון עבור האתר 8 6 7
- הזמינו שולחן מחשב 6 2 3
- השב למיילים דחופים 7 9 2
- לפרק את הקופסה בארון 2 2 6
אז כל המקרים מוערכים לפי שלושת הקריטריונים חשיבות-דחיפות-מורכבות, אך עד כה לא ניתן יהיה לתעדף, כי עדיין לא ברור אילו מקרים לשים במקום הראשון, חשוב או דחוף? או אולי קודם כל הפשוטים שבהם, כדי שניתן יהיה לעשות אותם מהר ושלא יסיחו את דעתם?
לתעדף אנחנו מניחים המשמעות הסופית של כל מקרה.
חשיבות = חשיבות * דחיפות / מורכבות
הכפל חשיבות בדחיפות וחלק במורכבות. כך, בחלק העליון, יהיו לנו דברים מאוד חשובים ומאוד דחופים, תוך שהם מאוד פשוטים. ובכן, להיפך. ואז הרשימה שלנו תהיה כזו:
- צלם סרטון עבור האתר 8 * 6 / 7 = 6.9
- הזמנת שולחן מחשב 6 * 2 / 3 = 4.0
- השב לאימיילים דחופים 7 * 9 / 2 = 31.5
- לפרק את הקופסה בארון 2 * 2 / 6 = 0.7
השתמשתי במחשבון כדי לחשב ועגלתי את הערכים לעשיריות, דיוק כזה יספיק למדי. אז עכשיו אנחנו רואים כמה קל לסדר דברים לפי סדר עדיפות:
- תשובה למיילים דחופים 31.5
- צור סרטון לאתר 6.9
- הזמנת שולחן מחשב 4.0
- לפרק את הקופסה בארון 0.7
הדבר הטוב ביותר בהליך הזה הוא שזה לא נדרשות החלטות מורכבות, יש אלגוריתם מוכן שתמיד יתעדף נכון. המשימה שלך היא רק להעריך כראוי את החשיבות, הדחיפות והמורכבות של המקרה, אם כן הטכניקה משתלטת.
תעדוף בדרך זו עם הרשימה שעשית במשימה הקודמתכדי לוודא שזה לא רק פשוט, אלא שהרשימה הסופית מספיקה למדי. במקומות הראשונים הם הדברים שבאמת סבירים לעשות מלכתחילה.