עבודה עם טבלאות באקסל

אקסל נחשבת בעיני רבים לתוכנת גיליונות אלקטרוניים. לכן, השאלה כיצד ליצור ולעבוד עם טבלאות עשויה להיראות מוזרה במבט ראשון. אבל מעטים יודעים מה ההבדל העיקרי בין אקסל לגיליונות אלקטרוניים. בנוסף, רכיב זה של חבילת Microsoft Office אינו תמיד אינטראקציה עם גיליונות אלקטרוניים. יתר על כן, המשימה העיקרית של אקסל היא עיבוד מידע שניתן להציג בצורות שונות. גם בצורת טבלה.

או שעלול להיווצר מצב שבו יש צורך לבחור טווח נפרד לטבלה ולעצב אותה בהתאם. באופן כללי, ישנן מספר עצום של אפשרויות לשימוש בטבלאות, אז בואו נסתכל עליהן ביתר פירוט.

הרעיון של שולחנות חכמים

עדיין יש הבדל בין גיליון אקסל לגיליון אלקטרוני חכם. הראשון הוא פשוט אזור המכיל מספר מסוים של תאים. חלקם עשויים להיות מלאים במידע מסוים, בעוד שאחרים ריקים. אבל אין הבדל מהותי ביניהם מבחינה טכנית.

אבל גיליון אלקטרוני של אקסל הוא מושג שונה מהותית. זה לא מוגבל למגוון של נתונים, יש לו מאפיינים משלו, שם, מבנה מסוים ומספר עצום של יתרונות.

לכן, ניתן לבחור שם נפרד לטבלת ה-Excel – "Smart Table" או Smart Table.

צור טבלה חכמה

נניח שיצרנו טווח נתונים עם מידע מכירות.

זה עדיין לא שולחן. כדי להפוך טווח אליו, אתה צריך לבחור אותו ולמצוא את הכרטיסייה "הוספה" ושם למצוא את כפתור "טבלה" בבלוק באותו שם.

יופיע חלון קטן. בו, אתה יכול להתאים את קבוצת התאים שברצונך להפוך לטבלה. בנוסף, עליך לציין שהשורה הראשונה מכילה את כותרות העמודות. אתה יכול גם להשתמש בקיצור המקלדת Ctrl + T כדי להעלות את אותה תיבת דו-שיח.

באופן עקרוני, אין צורך לשנות דבר ברוב המקרים. לאחר אישור הפעולה על ידי לחיצה על כפתור "אישור", הטווח שנבחר קודם לכן יהפוך מיד לטבלה.

לפני שתגדיר ישירות את המאפיינים שלה, אתה צריך להבין איך התוכנית עצמה רואה את הטבלה. לאחר מכן יתבררו הרבה דברים.

הבנת מבנה טבלת אקסל

לכל הטבלאות יש שם ספציפי המוצג בלשונית עיצוב מיוחדת. הוא מוצג מיד לאחר בחירת תא כלשהו. כברירת מחדל, השם מקבל את הצורה "טבלה 1" או "טבלה 2", ובהתאמה.

אם אתה צריך כמה טבלאות במסמך אחד, מומלץ לתת להם שמות כאלה כדי שבהמשך תוכל להבין איזה מידע נמצא היכן. בעתיד, יהיה הרבה יותר קל ליצור איתם אינטראקציה, הן עבורך והן עבור אנשים הצופים במסמך שלך.

בנוסף, ניתן להשתמש בטבלאות עם שם ב- Power Query או במספר תוספות אחרות.

בואו נקרא לשולחן שלנו "דוח". ניתן לראות את השם בחלון שנקרא מנהל השמות. כדי לפתוח אותו, עליך לעבור בנתיב הבא: נוסחאות - שמות מוגדרים - מנהל שמות.

כמו כן, ניתן להזין באופן ידני את הנוסחה, בה ניתן לראות גם את שם הטבלה.

אבל הדבר המשעשע ביותר הוא שאקסל מסוגל לראות בו זמנית את הטבלה בכמה סעיפים: בשלמותה, כמו גם בעמודות בודדות, כותרות, סכומים. ואז הקישורים ייראו כך.

באופן כללי, קונסטרוקציות כאלה ניתנות רק למטרת התמצאות מדויקת יותר. אבל אין צורך לשנן אותם. הם מוצגים אוטומטית בקצות כלים המופיעות לאחר בחירת טבלה וכיצד ייפתחו הסוגריים המרובעים. כדי להכניס אותם, תחילה עליך להפעיל את הפריסה האנגלית.

ניתן למצוא את האפשרות הרצויה באמצעות מקש Tab. אל תשכח לסגור את כל הסוגריים שנמצאים בנוסחה. ריבועים אינם יוצאי דופן כאן. 

אם ברצונך לסכם את תוכן העמודה כולה עם מכירות, עליך לכתוב את הנוסחה הבאה:

=SUM(D2:D8)

לאחר מכן, זה יהפוך אוטומטית ל =SUM(דוח[מכירות]). במילים פשוטות, הקישור יוביל לעמוד ספציפי. נוח, מסכים?

לפיכך, כל תרשים, נוסחה, טווח, שבו טבלה חכמה תשמש לקחת ממנה נתונים, ישתמשו במידע מעודכן באופן אוטומטי.

עכשיו בואו נדבר ביתר פירוט על אילו טבלאות יכולות להיות תכונות.

טבלאות אקסל: מאפיינים

לכל טבלה שנוצרה יכולות להיות כותרות עמודות מרובות. השורה הראשונה של הטווח משמשת לאחר מכן כמקור הנתונים.

בנוסף, אם גודל הטבלה גדול מדי, בעת גלילה מטה, במקום האותיות המציינות את העמודות המתאימות, מוצגים שמות העמודות. זה יהיה לטעמו של המשתמש, מכיוון שלא יהיה צורך לתקן את האזורים באופן ידני.

זה כולל גם פילטר אוטומטי. אבל אם אתה לא צריך את זה, אתה תמיד יכול לכבות את זה בהגדרות.

כמו כן, כל הערכים שנכתבים מיד מתחת לתא האחרון של עמודת הטבלה מחוברים אליו בעצמם. לכן, ניתן למצוא אותם ישירות בכל אובייקט שמשתמש בנתונים מהעמודה הראשונה של הטבלה בעבודתו.

במקביל, תאים חדשים מעוצבים לעיצוב הטבלה, וכל הנוסחאות הספציפיות לעמודה זו נכתבות לתוכם אוטומטית. במילים פשוטות, כדי להגדיל את גודל הטבלה ולהרחיב אותה, פשוט הזינו את הנתונים הנכונים. כל השאר יתווסף על ידי התוכנית. כך גם לגבי טורים חדשים.

אם הנוסחה מוזנת לתא אחד לפחות, היא מתפשטת אוטומטית לכל העמודה. כלומר, אתה לא צריך למלא את התאים באופן ידני, הכל יקרה באופן אוטומטי, כפי שמוצג בצילום מסך מונפש זה.

כל התכונות הללו טובות. אבל אתה יכול להתאים אישית את הטבלה בעצמך ולהרחיב את הפונקציונליות שלה.

הגדרת שולחן

ראשית עליך לפתוח את הכרטיסייה "מעצב", שבה ממוקמים פרמטרי הטבלה. אתה יכול להתאים אותם על ידי הוספה או ניקוי של תיבות סימון ספציפיות הממוקמות בקבוצה "אפשרויות סגנון טבלה".

האפשרויות הבאות מסופקות:

1. הוסף או הסר שורת כותרת.
2. הוסף או הסר שורה עם סיכומים.
3. הפוך קווים לסירוגין.
4. הדגש עמודות קיצוניות בהדגשה.
5. מפעיל או משבית מילוי קווי פסים.
6. השבת מסנן אוטומטי.

אתה יכול גם להגדיר פורמט אחר. ניתן לעשות זאת באמצעות האפשרויות הממוקמות בקבוצת סגנונות טבלה. בתחילה, הפורמט שונה מהפורמט שלמעלה, אך במקרה זה אתה תמיד יכול להתאים אישית את המראה שאתה רוצה.

אתה יכול גם למצוא את קבוצת "כלים", שבה אתה יכול ליצור טבלת ציר, למחוק עותקים ולהמיר את הטבלה לטווח סטנדרטי.

אבל התכונה המשעשעת ביותר היא יצירת פרוסות.

פרוסה היא סוג של מסנן המוצג באלמנט גרפי נפרד. כדי להכניס אותו, עליך ללחוץ על כפתור "הכנס חותך" באותו שם, ולאחר מכן לבחור את העמודות שברצונך לעזוב.

זהו, כעת מופיעה חלונית המפרטת את כל הערכים הייחודיים הכלולים בתאים של עמודה זו.

כדי לסנן את הטבלה, יש לבחור את הקטגוריה המעניינת ביותר כרגע.

ניתן לבחור מספר קטגוריות באמצעות כלי פריסה. לשם כך, עליך ללחוץ על מקש Ctrl או ללחוץ על הכפתור בפינה הימנית העליונה משמאל להסרת המסנן לפני תחילת הבחירה.

כדי להגדיר פרמטרים ישירות על הסרט, אתה יכול להשתמש בכרטיסייה באותו שם. בעזרתו ניתן לערוך מאפיינים שונים של הפרוסה: מראה, גודל כפתור, כמות וכדומה.

מגבלות עיקריות של שולחנות חכמים

למרות העובדה שלגליונות אקסל יש יתרונות רבים, המשתמש עדיין יצטרך להשלים עם כמה חסרונות:

1. הנופים לא עובדים. במילים פשוטות, אין דרך לזכור פרמטרים מסוימים של גיליון.
2. אינך יכול לשתף את הספר עם אדם אחר.
3. לא ניתן להכניס סיכומי ביניים.
4. אינך יכול להשתמש בנוסחאות מערך.
5. אין דרך למזג תאים. אבל לא מומלץ לעשות זאת.

עם זאת, יש הרבה יותר יתרונות מחסרונות, ולכן החסרונות הללו לא יהיו בולטים במיוחד.

דוגמאות לשולחן חכמות

עכשיו הגיע הזמן לדבר על המצבים בהם יש צורך בגיליונות אקסל חכמים ואיזה פעולות ניתן לבצע שאינן אפשריות בטווח הסטנדרטי.

נניח שיש לנו טבלה המציגה את התקבולים המזומנים מרכישת חולצות. העמודה הראשונה מכילה את שמות חברי הקבוצה, ובאחרות - כמה חולצות נמכרו ומה מידתן. הבה נשתמש בטבלה זו כדוגמה כדי לראות אילו פעולות אפשריות ניתן לבצע, אשר בלתי אפשריות במקרה של טווח רגיל.

לסיכום עם פונקציונליות אקסל

בצילום המסך למעלה, אתה יכול לראות את הטבלה שלנו. בואו נסכם תחילה את כל המידות של חולצות טי בנפרד. אם אתה משתמש בטווח נתונים כדי להשיג מטרה זו, תצטרך להזין ידנית את כל הנוסחאות. אם אתה יוצר טבלה, אז הנטל המכביד הזה לא יהיה קיים יותר. מספיק רק לכלול פריט אחד, ואחרי זה השורה עם הסכומים תיווצר מעצמה.

לאחר מכן, לחץ לחיצה ימנית על כל מקום. מופיע תפריט מוקפץ עם פריט "טבלה". יש לו אפשרות "שורה כוללת", שאתה צריך להפעיל. ניתן להוסיף אותו גם דרך הקונסטרוקטור.

יתרה מכך, שורה עם סיכומים מופיעה בתחתית הטבלה. אם תפתח את התפריט הנפתח, תוכל לראות שם את ההגדרות הבאות:

1. מְמוּצָע.
2. כמות.
3. מַקסִימוּם.
4. קיזוז סטייה.

ועוד הרבה. כדי לגשת לפונקציות שאינן כלולות ברשימה למעלה, עליך ללחוץ על הפריט "פונקציות אחרות". כאן נוח שהטווח נקבע אוטומטית. בחרנו את הפונקציה SUM, כי במקרה שלנו אנחנו צריכים לדעת כמה חולצות נמכרו בסך הכל.

הכנסה אוטומטית של נוסחאות

אקסל היא תוכנה ממש חכמה. ייתכן שהמשתמש אפילו לא יודע שהיא מנסה לחזות את פעולותיו הבאות. הוספנו עמודה בסוף הטבלה על מנת לנתח את תוצאות המכירות של כל אחד מהקונים. לאחר הכנסת הנוסחה לשורה הראשונה, היא מועתקת מיד לכל שאר התאים, ואז העמודה כולה מתמלאת בערכים הדרושים לנו. נוֹחַ?

פונקציית מיון

הרבה אנשים משתמשים בתפריט ההקשר כדי להשתמש בפונקציה זו או אחרת. יש כמעט את כל הפעולות שברוב המקרים צריך לבצע. אם אתה משתמש בטבלאות חכמות, הפונקציונליות מתרחבת עוד יותר.

לדוגמה, עלינו לבדוק מי כבר העביר את התשלום מראש. לשם כך, עליך למיין את הנתונים לפי העמודה הראשונה. בואו נעצב את הטקסט בצורה כזו שניתן יהיה להבין מי כבר ביצע תשלום, מי לא ומי לא סיפק את המסמכים הדרושים לכך. הראשון יסומן בירוק, השני באדום והשלישי בכחול. ונניח שאנו עומדים בפני המשימה לקבץ אותם יחד. 

יתר על כן, אקסל יכול לעשות הכל בשבילך. 

ראשית עליך ללחוץ על התפריט הנפתח הממוקם ליד הכותרת של העמודה "שם" וללחוץ על הפריט "מיין לפי צבע" ולבחור את צבע הגופן האדום.

הכל, כעת המידע על מי ביצע את התשלום מוצג בבירור. 

סִנוּן

אפשר גם להתאים אישית את התצוגה וההסתרה של מידע שולחן מסוים. לדוגמה, אם אתה רוצה להציג רק את האנשים שלא שילמו, תוכל לסנן את הנתונים לפי צבע זה. אפשר גם סינון לפי פרמטרים אחרים.

מסקנות

לפיכך, גיליונות אלקטרוניים חכמים באקסל ישמשו עוזרים נהדרים לפתרון כל הבעיות שאתה רק צריך להתמודד איתה.