תוכן
בתהליך העבודה על מסמך אקסל, לעתים קרובות יש צורך להתחבר אליו בו-זמנית של מספר אנשים. ולעתים קרובות מאוד ניתן לחשב את מספרם בכמה עשרות. לכן, נושא שיתוף הפעולה אינו מוגבל רק לחיבור בין אנשים, מכיוון שלעתים קרובות הם יכולים לבצע שינויים סותרים שצריכים ללמוד כיצד לערוך במהירות וביעילות.
מי יכול לעשות את זה? אדם בעל סטטוס של משתמש ראשי. במילה אחת, מה צריך לעשות כדי להפוך עבודה משותפת עם מסמך לא רק לאפשרית, אלא גם ליעילה?
לעבודה עם קובץ משותף באקסל יש מאפיינים משלה. לכן, חלק מהפעולות אינן זמינות למשתמשים:
- יצירת טבלאות.
- ניהול תרחישים, כולל צפייה בהם.
- הסרת סדינים.
- למשתמשים אין את היכולת למזג מספר תאים או להיפך, לפצל תאים שמוזגו בעבר.
- כל פעולות עם נתוני XML.
כיצד ניתן לעקוף את ההגבלות הללו? אתה רק צריך להסיר את הגישה הכללית, ולאחר מכן להחזיר אותה כאשר יתעורר הצורך.
הנה גיליון אלקטרוני נוסף עם כמה משימות שאולי אפשריות או לא יהיו אפשריות אם אתה עובד עם מספר אנשים באותו גיליון אלקטרוני.
ראשית עליך להבין איזה קובץ צריך להיות זמין לעריכה על ידי מספר אנשים בו זמנית. זה יכול להיות קובץ חדש או קיים.
הגדרות
כל מה שאתה צריך לעשות כדי לשתף קובץ ב-Excel נמצא בקטע שיתוף ספרים, אותו ניתן למצוא על ידי מעבר ללשונית סקירה.
יופיע חלון עם שתי לשוניות. אנחנו מעוניינים בראשון, שנפתח אוטומטית. עלינו לסמן את התיבה שליד הפריט המסומן בצילום המסך במלבן אדום. בעזרתו אנו מאפשרים למספר משתמשים לנהל מסמך.
לאחר שפתחנו גישה לעריכה, עלינו להגדיר אותה. כדי לעשות זאת, פתח את הכרטיסייה השנייה.
לאחר הזנת הפרמטרים, אנו מאשרים את פעולותינו. כדי לעשות זאת, לחץ לחיצה ימנית על כפתור "אישור". השיתוף יכול להיות פתוח לכל ספר, חדש וקיים כאחד. במקרה הראשון, תצטרך להמציא לה שם.
לאחר מכן, עליך לשמור את הקובץ במחשב שלך.
חשוב! הפורמט צריך להיות כזה שכל משתמש יוכל לפתוח את הקובץ עם גרסת הגיליונות האלקטרוניים שלו.
עליך לשמור את הקובץ בשיתוף רשת או בתיקייה שיש לה גישה למשתתפים שרוצים להשתמש בקובץ. לאחר בחירת הספרייה, אנחנו רק צריכים ללחוץ על כפתור "שמור".
עם זאת, אסור להשתמש בשרת אינטרנט כדי לשמור את הקובץ המשותף.
לאחר ביצוע כל הפעולות המתוארות לעיל, עליך לבדוק האם ניתן לחבר אנשים אחרים. כדי לעשות זאת, פתח את הכרטיסייה "נתונים" ומצא את הפריט "חיבורים" ישירות מתחתיה. אם תלחץ עליו, תוכל לשנות קישורים או קישורים. אם אין כפתור מתאים, אז אין קבצים משויכים.
לאחר מכן, נפתחת לשונית "סטטוס", בעזרתה ניתן לבדוק את החיבורים. ניתן לזהות את העובדה שהכל בסדר על ידי נוכחותו של כפתור "אישור".
Excel מאפשר לך גם לפתוח חוברת עבודה משותפת. לשם כך, עליך ללחוץ על כפתור Office. כאשר החלונית הקופצת מופיעה, עלינו לבחור בפריט "פתח" ולבחור את הספר שישמש לשיתוף. לאחר מכן, לחץ שוב על כפתור Office ופתח את חלון "אפשרויות Excel", אותו ניתן למצוא בתחתית.
בצד שמאל של החלון שיופיע, תוכל לבחור קטגוריית הגדרות, אך אנו מעוניינים באחת הראשונה, המכילה את הפרמטרים הכלליים ביותר.
לאחר מכן, עבור לפריט "הגדרה אישית", שם עליך לציין נתונים המאפשרים לך לסנן משתמשים - שם משתמש, כינוי.
לאחר ביצוע פעולות אלו, ניתן לערוך את המידע במסמך או להוסיף נתונים מסוימים. אל תשכח לשמור את השינויים שלך לאחר ביצועם.
זה יכול לפעמים לגרום לבעיות בעת שמירה. לדוגמה, השיתוף זמין רק בפתיחה הראשונה, וכאשר אתה מנסה לפתוח את המסמך בפעם השנייה, התוכנית זורקת שגיאה. זה עשוי לקרות מהסיבות הבאות:
- אם מספר משתתפים מזינים נתונים בו-זמנית באותו תא. או כל חלק אחר.
- יצירת יומן שינויים שגורם לחוברת העבודה לגדול בגודלה. זה מוביל לבעיות.
- המשתמש הוסר משיתוף. במקרה זה, שמירת השינויים לא תעבוד רק במחשב שלו.
- משאב הרשת עמוס יתר על המידה.
כדי לפתור את הבעיה, עליך לבצע את הצעדים הבאים:
- מחק את יומן השינויים או מחק ממנו מידע מיותר.
- הסר מידע מיותר בתוך המסמך עצמו.
- התחל מחדש את השיתוף.
- פתח מסמך Excel בעורך משרד אחר, ולאחר מכן שמור אותו שוב בפורמט xls.
נכון, בגרסאות האחרונות שגיאה זו אינה מתרחשת לעתים קרובות כמו בגרסאות הישנות.
כיצד לצפות בפעילות החברים
במהלך העבודה המשותפת, אתה צריך לפקח כל הזמן כדי שאחד המשתתפים לא יקלקל משהו. לכן, אתה צריך ללמוד להבין אילו פעולות בוצעו על ידי אחד מהם. לשם כך, עליך לבצע את השלבים הבאים.
- עבור ללשונית "סקירה", ושם מצא את הפריט "תיקונים". בתפריט, בחר את הפריט "בחר תיקונים".
6 - לאחר מכן, יופיע חלון בו תוכלו לגלות אילו שינויים בוצעו על ידי המשתמשים. רשימה זו נוצרת באופן אוטומטי. אתה יכול לוודא שזה אכן המקרה על ידי הסתכלות בתיבת הסימון שליד הפריט המתאים בתיבת הדו-שיח הזו.
7 במקרה זה, רק השינויים שבוצעו מאז השמירה האחרונה יוצגו ברשימה בפינה השמאלית העליונה. זה נעשה מטעמי נוחות, אתה תמיד יכול לראות עריכות מוקדמות יותר ביומן.
- לכל משתתף מוקצה צבע מסוים, לפיו ניתן להבין מי ביצע את השינויים. התוויות נמצאות בפינה השמאלית העליונה. אתה יכול גם להגדיר מעקב אחר שינויים לפי זמן, משתמש ספציפי או בטווח מסוים, כמו גם להשבית את התצוגה שלהם.
8 - כאשר מרחפים מעל תא שיש לו סימן כזה, מופיע בלוק קטן שממנו ניתן להבין מי ביצע את השינויים.
9 - כדי לבצע התאמות לכללי הצגת התיקונים, עליך לחזור לחלון ההגדרות, ולאחר מכן למצוא את השדה "לפי זמן", שבו תוכל להגדיר נקודת התחלה לצפייה בשינויים. כלומר, השעה שממנה יוצגו תיקונים. אתה יכול להגדיר את התקופה מאז השמירה האחרונה, להגדיר להציג את כל השינויים לכל הזמנים, אך ורק שלא נצפו, או לציין את התאריך שממנו הם יוצגו.
10 - אתה יכול גם לשלוט בהצגת התיקונים שבוצעו רק על ידי חבר ספציפי.
11 - באמצעות השדה המתאים, ניתן להגדיר את טווח הגיליון בו יתבצעו פעולות הפקודה.
אתה יכול גם לבצע שינויים אחרים על ידי סימון תיבות הסימון המתאימות במקומות הנכונים.
רשימת השינויים אינה משקל מת. המשתמש הראשי יכול לסקור את העריכות של משתתפים אחרים, לאשר או לדחות אותן. איך לעשות את זה?
- עבור לכרטיסייה "סקירה". יש תפריט "תיקונים" שבו המשתמש יכול לנהל תיקונים. בחלונית המוקפצת, עליך לבחור באפשרות "קבל / דחה תיקונים", ולאחר מכן יוצג חלון שבו יוצגו תיקונים.
13 14 - בחירת העריכות יכולה להתבצע על פי אותם קריטריונים שתוארו קודם לכן: לפי זמן, על ידי משתמש ספציפי או בטווח מסוים. לאחר הגדרת הפרמטרים הנדרשים, לחץ על הלחצן אישור.
- לאחר מכן, יוצגו כל ההתאמות העומדות בתנאים שנקבעו בשלב הקודם. אתה יכול להסכים לעריכה מסוימת או לדחות אותה על ידי לחיצה על הכפתור המתאים בתחתית החלון. אפשר גם לקבל או לדחות התאמות באצווה.
15
כעת נותרו ההתאמות הנדרשות, והנוספות הוסרו.
כיצד להסיר משתמש מקובץ אקסל
מעת לעת יש צורך להסיר משתמשים מהעריכה משותפת. יכולות להיות מספר עצום של סיבות: הם קיבלו משימה נוספת, המשתתף התחיל לבצע עריכות ממחשב אחר, וכן הלאה. יישום משימה זו באקסל אינו קשה כלל.
ראשית, פתח את הכרטיסייה "סקירה". יש קבוצה "שינויים", שבה יש אפשרות "גישה לספר".
לאחר מכן, אותו חלון שראינו קודם יופיע על המסך. רשימה של כל האנשים שיכולים לבצע שינויים בטבלה ניתן למצוא בלשונית עריכה. כדי להסיר משתמש שאין לנו צורך בו כרגע, עליך למצוא אותו ברשימה זו, לבחור אותו על ידי לחיצה על לחצן העכבר השמאלי ולחיצה על כפתור "מחק" שנמצא למטה.
לאחר מכן, אקסל יזהיר את המשתמש כי ייתכן שהתיקונים שבוצעו על ידי משתתף זה לא יישמרו אם הוא מבצע כעת שינויים בחוברת העבודה. אם אתה מסכים, לחץ על "אישור", והמשתמש לא ישותף יותר.
הדרך הטובה ביותר להגביל את השימוש בספר חשבונות משותף היא להסיר את המשתמש. אם זה לא מתאים, אתה יכול להגדיר את הזכות להציג או לערוך את הספר על ידי משתתף ספציפי.
עם זאת, חשוב לזכור שכמה מגבלות מובנות בשיתוף כברירת מחדל. הם תוארו לעיל. בואו נזכור אותם, כי החזרה היא אם הלמידה.
- אסור ליצור טבלאות חכמות שמעדכנות נתונים אוטומטית ובעלות תכונות רבות אחרות.
- אתה לא יכול לנהל סקריפטים.
- ישנה הגבלה מובנית על מחיקת גיליונות, חיבור או ניתוק תאים.
- בצע את כל הפעולות על נתוני XML. במילים פשוטות, יש הגבלות על מבנה של כמות גדולה של נתונים, כולל עריכת המערכים שלהם. XML הוא אחד מסוגי הקבצים המעורפלים ביותר למתחילים, אבל זה באמת די פשוט. עם סוג זה של קובץ, אתה יכול להעביר נתונים על ידי ביצוע שינויים אצווה במסמך.
במילים פשוטות, עריכה משותפת מאפשרת לך לבצע פעולות סטנדרטיות במסמך, אך אפשרויות מקצועיות יותר זמינות רק עבור אדם אחד. הסיבה לכך היא שאותם פקודות מאקרו או שינויי אצווה של XML הם קצת יותר קשים להחזרה.
השבתת השיתוף ולאחר מכן הפעלה מחדש היא דרך נוספת להגביל את מה שמשתמשי Excel יכולים לעשות. אתה יכול לבצע את השינויים הדרושים בעצמך, ובכך למנוע באופן זמני מאנשים אחרים את ההזדמנות לערוך משהו.
כדי לעשות זאת, עליך לבצע את השלבים הבאים.
- פתח את הכרטיסייה "סקירה", עבור לפריט "תיקונים" ובחר בפריט "הדגש תיקונים" מהתפריט המוקפץ.
- לאחר מכן, מופיע חלון שבו עליך לבטל את הסימון בתיבות שליד הפריטים "משתמש" ו"בטווח".
- לאחר מכן, מופיע יומן שינויים, הדרוש לגיבוי נתונים.
לאחר מכן, תוכל לכבות את השיתוף. כדי לעשות זאת, באותה כרטיסייה בסרט, בחר את הפריט "גישה לספר" ובטל את הסימון "אפשר למשתמשים מרובים לשנות את הקובץ".
זהו, כעת השיתוף מושבת.
אז זה די קל להגדיר עריכה משותפת באקסל. כמובן שיש כמה הגבלות שלא מאפשרות לך להשתמש במסמך במלואו. אבל הם נפתרים די פשוט, זה מספיק כדי לכבות את השיתוף לזמן מה, ואז להפעיל אותו כאשר השינויים הדרושים נעשו.