מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות

תוכנות מחשב מתעדכנות כל הזמן, גרסאות חדשות ומשופרות יוצאות לאור. אז, כיום, משתמשים כבר יכולים לבדוק את תוכנית Excel-2019. לצד השיפורים ישנן גם בעיות כמו תאימות, כלומר, ייתכן שמסמך שנוצר במחשב אחד לא ייפתח במחשב אחר.

מהו מצב תאימות ב-Microsoft Excel

הפונקציה "מצב תאימות" היא קבוצה של רכיבים המאפשרים לך לעבוד עם מסמכים ללא קשר לגרסת התוכנית. שים לב שחלק מההגדרות והתכונות עשויות להיות מושבתות או מוגבלות. לדוגמה, אם תנסה לפתוח גיליון אלקטרוני שנוצר ב-Excel 2000, רק הפקודות הכלולות בגרסה זו יהיו זמינות לעריכה, גם אם המסמך נפתח ב-Excel 2016.

פונקציות לא פעילות יוצגו בשורת המשימות, אך לא ניתן להשתמש בהן. כדי לחדש את הגישה לכל התכונות הפוטנציאליות של Excel, תחילה עליך להמיר את חוברת העבודה שנבחרה לפורמט המתאים והמתאים יותר. אבל אם אמורה עבודה נוספת עם המסמך על גרסאות מיושנות, אז עדיף להימנע מהמרה.

מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
"מצב תאימות" בעת פתיחת קובץ Excel

למה אתה צריך מצב תאימות

הגרסה הפונקציונלית הראשונה של Excel הוצגה בשנת 1985. העדכון הגלובלי ביותר שוחרר בשנת 2007. מספר עצום של תכונות ויכולות שימושיות הופיעו עד לפורמט הבסיסי החדש. אז במקום הסיומת .xls הרגילה, .xlsx מתווספת כעת לשם המסמך.

הגרסה החדשה עושה עבודה נהדרת בעבודה ועריכת מסמכים שנוצרו בגירסאות קודמות של Excel. למרבה הצער, תאימות לאחור אינה מוצלחת באותה מידה. בהקשר זה, ייתכן שמסמכים עם סיומת .xlsx לא ייפתחו אם, לדוגמה, מותקנת במחשב גרסה של Excel 2000.

ייתכן גם שמסמך שנשמר ב-Excel 2000 נערך ב-Excel 2016 ובהמשך נפתח מחדש בתוכנית מיושנת, ובמקרה זה ייתכן שחלק מהשינויים לא יוצגו או שהקובץ לא יהיה זמין כלל.

עבור אפשרויות כאלה יש פונקציונליות מופחתת או מצב תאימות. המהות של המצב היא לספק את היכולת לעבוד עם קבצים בגרסאות שונות של התוכנית, אך עם שימור הפונקציונליות של הגרסה הראשית של Excel.

בעיות תאימות

הבעיה העיקרית במצב תאימות ב-Excel היא שהוא מופעל אוטומטית. זה מבטיח שהנתונים נשמרים בעת העברת קבצים ממחשב אחד לאחר. הודות לכך, אל תחששו שאחרי העריכה הקובץ לא ייפתח או ייפגע.

Несовместимость может привести к незначительной потере точности или к довольно существенной утрате финальнкц. Например, в новых версиях больше стилей, параметров и даже функций. Так, только в Excel 2010 появилась функция AGGREGATE, которая недоступна в устаревших версиях.

תוכל לזהות בעיות תאימות אפשריות בעת שימוש ב- Excel-2010 או ב- Excel-2013. כדי לעשות זאת, עבור לתפריט "קובץ", בפרמטר "מידע", הפעל את כפתור "בדוק אם יש בעיות", ולאחר מכן בחר "בדוק תאימות". לאחר המניפולציות הללו, Excel ינתח את המסמך, יספק דוח מפורט על כל בעיה עם הקישור "מצא", כאשר תלחץ עליו, תאי הבעיה יוצגו.

מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
פונקציות אינן זמינות במצב תאימות

הפעלת מצב

אינך צריך לעשות דבר כדי להפעיל את מצב תאימות. ככלל, התוכנית תזהה באופן עצמאי את הגרסה שבה המסמך נשמר, ובמידת הצורך תאפשר אוטומטית מצב פונקציונליות מופחתת. אתה יכול לגלות שהמצב מופעל מהכותרת של חלון הקובץ הפתוח. ההודעה "מצב תאימות" תופיע בסוגריים ליד שם המסמך. ככלל, כתובת כזו מופיעה כאשר עובדים עם קבצים שנשמרו באקסל לפני גרסה 2003, כלומר לפני הופעת פורמט .xlsx.

ביטול מצב

לא תמיד יש צורך במצב פונקציונליות מופחת. לדוגמה, העבודה על הקובץ המקורי תמשיך באקסל המעודכן ולא תועבר מחדש למחשב אחר.

  1. כדי לבטל את ההפעלה, עליך לעבור ללשונית בשם "קובץ". בחלון זה, בצד ימין, בחר את הבלוק שנקרא "מצב פונקציונליות מוגבלת". לחץ על כפתור "המר".
מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
תהליך השבתת "מצב תאימות"
  1. יופיע חלון המודיע לך שתיווצר חוברת עבודה חדשה שתשמור על כל התכונות והמאפיינים של גרסה מודרנית יותר של Excel. במהלך יצירת חוברת עבודה חדשה של Excel, הקובץ הישן יימחק. אל תתחרט - לחץ על "אישור".
מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
חלון אזהרה
  1. לאחר זמן מה, יופיע חלון עם המידע "המרה הושלמה". כדי לשמור את כל השינויים ולהשבית את מצב התאימות, יש להפעיל מחדש את המסמך.
מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
מסמך עם "מצב תאימות" כבוי

לאחר פתיחה מחדש של הקובץ שהומר, כל האפשרויות הזמינות יהיו פעילות.

מצב תאימות בעת יצירת מסמכים חדשים

כפי שהוזכר קודם לכן, כאשר אתה פותח קובץ בגירסאות חדשות יותר של Excel, מצב תאימות מופעל. אבל ניתן להפעיל מצב זה גם אם השמירה האוטומטית מוגדרת לפורמט הקובץ .xls, כלומר שמירה בגרסאות 97-2003. כדי לתקן מצב זה ולהשתמש בכל מגוון הפונקציות של התוכנית בעת עבודה עם טבלאות, עליך להגדיר את שמירת הקובץ בפורמט .xlsx המתאים.

  1. עבור לתפריט "קובץ", הפעל את הקטע "אפשרויות".
מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
הגדר אפשרויות שמירה
  1. בפרמטר "שמור", בחר בהגדרות "שמור ספרים". ערך ברירת המחדל כאן הוא חוברת עבודה של Excel 97-2003 (*.xls). שנה ערך זה לפורמט אחר "ספר אקסל (*.xlsx)". כדי לשמור את השינויים, לחץ על "אישור".

כעת כל קבצי ה-Excel ייווצרו ויישמרו בפורמט הנכון מבלי להפעיל את מצב תאימות. הודות לכך, אתה יכול כעת לעבוד עם כל גרסה של Excel מבלי לדאוג לאבד נתונים או לעוות את החישובים והחישובים המתקבלים. במקביל, במידת הצורך, ניתן לכבות את המצב, המאפשר לך לעבוד עם המסמך באמצעות כל התכונות המודרניות של התוכנית.

שמור בפורמט הנכון

קיימת שיטה נוספת לביטול מצב פונקציונליות מופחתת כדי להמשיך לעבוד בגרסה חדשה יותר של Excel. זה מספיק כדי לשמור את הקובץ בפורמט אחר.

  1. עבור אל האפשרות שנקראת "שמור בשם", אותה ניתן למצוא בלשונית "קובץ".
מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
מעבר לתפריט "שמור בשם".
  1. בחלון שמופיע, לחץ על כפתור "עיון".
  2. יופיע חלון לשמירת המסמך. בקטגוריה "סוג קובץ", בחר "חוברת עבודה של Excel (.xlsx). בדרך כלל, אפשרות זו נמצאת בראש הרשימה.
מצב תאימות באקסל. עבודה עם מסמכים בתצוגת תאימות
בחירת סוג קובץ
  1. בשורה "שם קובץ" אנו כותבים את שם המסמך ולוחצים על "שמור".
  2. לאחר השמירה, הכתובת בכותרת הקובץ "מצב תאימות" עדיין נשארת, אבל זה לא אומר שהוא פעיל. סטטוס הספר אינו משתנה בעת השמירה, ולכן הוא נקבע רק כאשר הקובץ מופעל מחדש.

לאחר סגירת המסמך ופתיחתו מחדש, הכתובת שמצב התאימות מופעל תיעלם, וכל הפונקציות והמאפיינים של התוכנית יהיו מוכנים לשימוש.

שים לב! כששומרים מסמך בפורמט אחר, נוצר מסמך חדש. כעת יהיו בתיקייה שני מסמכי Excel עם אותו שם, אך סיומת (פורמט) שונה.

המרת מסמכים

לעבודה מלאה באקסל, אתה יכול להשתמש בשיטת המרת מסמכים.

  1. הפעל את סמל "ממיר" בתפריט "קובץ".
  2. תופיע אזהרה שהמסמך יומר כעת, כלומר יותאם לסטנדרטים של גרסת האקסל המותקנת. שימו לב שכתוצאה מההמרה, הקובץ המקורי יוחלף ללא אפשרות לשחזור שלו.
  3. בחלון האזהרה, לחץ על "אישור".
  4. לאחר מכן תופיע הודעה על תוצאות ההמרה. באותו חלון יש הצעה לסגור הודעה זו ולפתוח מסמך מעודכן כבר. אנו מסכימים - לחץ על "אישור".

במסמך שנפתח, כל כלי Excel נמצאים כעת במצב פעיל, ניתן להשתמש בהם כדי לערוך ולשמור נתונים.

המרת ספר

ישנה גם דרך להמיר חוברת עבודה של Excel לשימוש מוחלט בכל הפונקציונליות של התוכנית. לשם כך, יש צורך לשנות את פורמט המסמך לגרסה המתאימה.

  1. פתח את הכרטיסייה "קובץ".
  2. כאן אנו בוחרים בפקודה "המר".
  3. בחלון המוקפץ, לחץ על "אישור" כדי לאשר את שינוי פורמט הקובץ.
  4. כתוצאה מפעולות אלו, חוברת העבודה של Excel תעבוד כעת בפורמט הנדרש. זה משבית את מצב התאימות.

חשוב! במהלך ההמרה, גדלי הקבצים המקוריים עשויים להשתנות.

למידע נוסף על מצב תאימות ב-Excel

בפורומים תוכלו למצוא לעתים קרובות שאלות הקשורות ליכולות המצומצמות למדי של אקסל. לכן, כאשר אתה פותח מסמך, ההודעה "מצב תאימות" מופיעה ליד השם. הסיבה לכך עשויה להיות אי התאמה בין גרסאות אקסל בעת יצירת קובץ ובתהליך עריכתו. אם הטבלה נוצרה ב- Excel-2003, אז בעת העברת המסמך למחשב עם Excel-2007, יהיה קשה מאוד לבצע תיקונים כלשהם בטבלאות. ישנן מספר דרכים לצאת מהמצב הזה:

  1. Пересохранение документа в формате .xlsx.
  2. המר את הקובץ לפורמט האקסל החדש.
  3. בטל את מצב התאימות לעבודה נוספת עם המסמך.

לכל אחת מהאפשרויות יש את היתרונות והחסרונות שלה. הבחירה תלויה בהעדפות המשתמש ובגורלו העתידי של מסמך האקסל עצמו.

הדרכת וידאו

להבנה טובה יותר של הצורך והעקרונות של מצב תאימות או מצב פונקציונליות מופחתת, אתה יכול לצפות במספר הוראות וידאו הזמינות באופן חופשי באירוח סרטוני YouTube. הנה כמה מהם:

סרטונים קצרים אלה מכילים מספיק מידע כדי להבין כיצד פועל מצב תאימות וכיצד לכבות אותו.

סיכום

מצב תאימות בקבצי Excel הוא תכונה שימושית למדי המאפשרת לך להיפטר מהתנגשויות ושגיאות בין תוכניות במחשבים שונים בעת עיבוד אותו מסמך בגרסאות שונות של התוכנית. פונקציה זו מאפשרת לעבוד עם קבצים במרחב טכנולוגי אחד.

במקרה זה, המשתמש יכול להשבית את מצב התאימות בכל עת כדי להרחיב את פונקציונליות התוכנה. עם זאת, עליך להיות מודע לכמה מגבלות הקשורות לבעיות שעלולות להתרחש בעת העברת קובץ למחשב עם גרסה ישנה יותר של Excel.

השאירו תגובה